Personalplanung: Was verhilft zum Erfolg?

Mitarbeiter sorgen für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Es erfordert allerdings einiges an Arbeit, diese optimal zu verwalten. Wie teilt man sie sinnvoll ein? Benötigt man zusätzliches Personal oder verteilt man die Aufgaben neu? Besonders in Zeiten des Fachkräftemangels ist umsichtige Personalplanung unerlässlich.

Kündigt ein Mitarbeiter, ist es unter Umständen schwer, einen adäquaten Ersatz zu finden. Dann kann ein Unternehmen über eine Weiterbildung des vorhandenen Personals nachdenken. In jedem Fall stellt Personalplanung eine Herausforderung dar, in welche die Mitarbeiter selbst miteinbezogen werden sollten.

Personalplanung: Chancen und Aufgaben

Personalplanung bezieht sich auf die Organisation der menschlichen Ressourcen einer Firma. Dabei wird der passende Einsatz einzelner Mitarbeiter ebenso berücksichtigt wie finanzielle Aspekte und die Unternehmenspolitik. Ziel ist es letztendlich, durch fortlaufende personelle Optimierungen Wettbewerbsfähigkeit, Produktivität und Effizienz im Unternehmen zu erhöhen.

Warum ist gute Personalplanung wichtig? Sie hilft, die erfolgreiche Zukunft des Unternehmens zu sichern. Diese sollten auf die Veränderungen des Arbeitsmarktes reagieren: Zum einen wechseln Schwerpunkte im Zuge der Entwicklung zur Arbeit 4.0. Neue Berufsfelder entstehen, andere fallen weg. Zum anderen steigt das Durchschnittsalter der Bevölkerung.

Das Fachwissen von Mitarbeitern, die in den Ruhestand gehen, will adäquat ersetzt werden; entweder durch Weiterbildung oder neues Fachpersonal. Es gilt, sich in Erinnerung zu rufen: Ohne qualifizierte Mitarbeiter kein Unternehmenserfolg.

Personalplanung unterteilt sich in verschiedene Bereiche:

• Personalbestandsplanung:
  Als ersten Schritt betrachtet man den Ist-Zustand. Wie viele Mitarbeiter gibt es? Welche Fähigkeiten sind bereits vorhanden? In diesem Zusammenhang kann man für jeden Mitarbeiter ein separates Kompetenzprofil erstellen.
• Personalbedarfsplanung:
  Auf Basis des Ist-Zustands kann man ermitteln, wie viel Personal man noch benötigt. Auch wichtige fehlende Kompetenzen sollte man hier berücksichtigen. Man leitet einen Soll-Zustand ab, der ggf. Handlungsbedarf aufzeigt. Müssen neue Mitarbeiter gesucht oder vorhandene freigesetzt werden?
• Personalbeschaffung:
  Gibt es nicht ausreichend Personal für die derzeitige Auftragslage, sollte man neue Fachkräfte rekrutieren. Dazu stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die nachfolgend genauer erläutert werden.
• Personalentwicklung:
  Dieser Bereich betrifft die Aus- und Weiterbildung. Neue Qualifikationen tragen zum Unternehmenserfolg bei und können die Mitarbeitermotivation steigern.
• Personalfreisetzungsplanung:
  Bei einem längerfristigen Mitarbeiterüberschuss muss ein Unternehmen handeln und Personal abbauen. Alternativen zur Entlassung sind Positionswechsel, Stundenabbau oder Frührente.

Tipps für die Mitarbeitersuche

Um wettbewerbsfähig zu bleiben und die Fluktuation so gering wie möglich zu halten, benötigt ein Unternehmen geeignete Mitarbeiter. Sie sollten möglichst gut zur Unternehmenskultur passen, wenn beide Seiten langfristig erfolgreich zusammenarbeiten möchten. Fähiges Personal trägt maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei. Deshalb gilt es, nicht nur einen, sondern genau den richtigen Mitarbeiter zu finden. Bei der Personalsuche haben Unternehmen verschiedene Möglichkeiten:

Bundesagentur für Arbeit

Die Bundesagentur für Arbeit hilft Unternehmen, Stellen mit geeigneten Mitarbeitern zu besetzen. Der Arbeitgeber-Service erstellt basierend auf den jeweiligen Anforderungen eine Stellenanzeige. Die Agentur fordert dann passende Bewerber auf, sich beim Unternehmen zu melden. Es besteht außerdem die Möglichkeit, die Anzeige in der Jobbörse zu veröffentlichen.

Stellenanzeigen

Diese kann man online auf der firmeneigenen Homepage und auf Bewerbungsportalen verbreiten. Eine Veröffentlichung in regionalen Tageszeitungen ist ebenfalls möglich. Welches Medium das richtige ist, hängt von der Zielgruppe ab.

Tipp: Was macht eine gute Stellenanzeige aus?

Sie spricht die richtigen Personen an und bietet Interessenten einen Anreiz, sich tatsächlich zu bewerben. Es ist sinnvoll, die Ausschreibung sehr präzise zu formulieren. Denn dann können Bewerber gut einschätzen, ob sie zur Stelle passen oder nicht. Das reduziert die Anzahl an eingehenden Bewerbungen und damit Organisationsaufwand. Gleichzeitig sorgt es dafür, dass sich „die richtigen“ Bewerber melden, da die Anzeige keine falschen Hoffnungen weckt.

Diese sollte folgende Punkte enthalten:

• Kurzvorstellung des Unternehmens
• Stellenbezeichnung
• Beschreibung der Position inkl. des Beschäftigungsumfangs
• Haupt- und Nebenaufgaben
• Ziele des Arbeitsplatzes
• Anforderungsprofil: benötigte und gewünschte Qualifikationen
• Besonderheiten wie häufiges Reisen oder Ähnliches
• Vorwiegender Arbeitsort
• Tätigkeitsbeginn oder Frage nach dem frühestmöglichen Eintrittsdatum
• Kontaktdaten des Ansprechpartners
• Angaben zur Vergütung
• Hinweise zum Ablauf des Bewerbungsprozesses

Aktive Suche mit einem Headhunter

Ist die vakante Stelle sehr speziell? Sucht ein Unternehmen einen hochqualifizierten Mitarbeiter? Oder gibt es nicht genügend zeitliche Kapazitäten für die Suche? Dann besteht die Möglichkeit, mit einem professionellen Personalberatungsunternehmen zusammenzuarbeiten.

Diese verfügen über branchenspezifisches Know-how und haben bereits Kontakte geknüpft. Berater und Headhunter übernehmen zum Beispiel die Bewerberkommunikation und helfen, geeignete Kandidaten zu finden oder zu selektieren.

Mitarbeitersuche mal anders

Neben den klassischen Bewerbermanagement-Systemen und Social Media-Recruiting gibt es noch andere Möglichkeiten, geeignetes Personal zu finden:

• Recruiting-Spiele:
  Im Sinne der Gamification kann man spezielle Spiele programmieren lassen, die den Interessenten die Stellenanforderungen näher bringen. Diese kann man außerdem zu Marketingzwecken nutzen.
• Recruiting-Videos:
  Mitarbeiter sowie Vorgesetzte dienen als Testimonials und ermöglichen einen authentischen Blick hinter die Kulissen eines Unternehmens.
• Online-Assessment:
  Interessenten lösen Aufgaben online bevor der Bewerbungsprozess beginnt. Das spart Zeit verglichen mit dem klassischen Assessment-Center.
• Recruitainment:
  Es soll die Testsituation beispielsweise beim Online-Assessment etwas auflockern und spaßiger gestalten.

Was tun, wenn die Suche erfolglos bleibt?

Heutzutage kann es schwierig sein, kompetente und fachkundige Mitarbeiter zu finden – Stichwort Fachkräftemangel. Was ist dann zu tun? Wie das statistische Bundesamt feststellt, setzen Arbeitgeber vermehrt auf Weiterbildung.

Dazu bieten sie externe Lehrgänge und E-Learnings an oder ermöglichen eine Jobrotation. Sie bilden ihre Fachkräfte demnach selbst aus. Daraus resultierende Aufstiegschancen können das Commitment und die Motivation des Personals erhöhen, was sich letztendlich positiv auf das Unternehmen auswirkt.

Mitarbeiter in die Personalplanung einbinden

Gute Personalplanung beinhaltet immer auch den Austausch mit den Mitarbeitern. Es gilt, Stärken, Schwächen und Interessen oder Fähigkeiten zu bedenken. Wenn man individuelle Bedürfnisse berücksichtigt und passende Aufgaben für die jeweiligen Mitarbeiter findet, fühlen diese sich wertgeschätzt. Ist ein Mitarbeiter eher an Weiterbildungsmöglichkeiten interessiert als ein Anderer? Dann sollte man das bei der Planung berücksichtigen.

Es ist sinnvoll, den Mitarbeitern ein gewisses Mitspracherecht zu ermöglichen und transparent vorzugehen. In jedem Fall sollten Personaler regelmäßig das persönliche Gespräch suchen, um den Ist-Zustand sowie eventuelle Wünsche zu besprechen. In vielen Fällen können Mitarbeiter außerdem hilfreiche Vorschläge machen, da sie die Lage oft sehr gut einschätzen können.

All das kann Zufriedenheit und Motivation am Arbeitsplatz erhöhen. In der Folge sinken die Fluktuation und die Anzahl der Krankheitstage, die Effektivität dagegen steigt.

Spezialfall Schichtplanung: So klappt es

Egal ob Gastronomie, Pflegewesen oder Industrie – eine funktionierende Schichtplanung ist immer eine Herausforderung. Als Personaler muss man unterschiedliche Stundenkontingente, Urlaube und persönliche Wünsche berücksichtigen sowie Krankmeldungen ausgleichen. Da ist es schwer, den Überblick zu behalten. Fehler führen zu Über- oder Unterbesetzung, im schlimmsten Fall zu unzufriedenen Mitarbeitern und Kunden.

Wie geht man als Personaler damit um? In kleinen Unternehmen reicht eine Excel-Tabelle zur Einsatzplanung möglicherweise aus. Mit steigender Mitarbeiteranzahl steigt aber auch der Planungsaufwand.

Schichten kann man dann mithilfe einer Online-Software einteilen, die viele Vorteile hat:

• Geringerer Planungsaufwand
• Vereinfachte Stundenauswertung und Lohnabrechnung
• Schnittstellen zu anderen Programmen
• Chat- und Kommentarfunktionen für einfacheren Austausch bei Planänderungen

Fazit: Gute Personalplanung erfordert Einsatz

Für ein funktionierendes Unternehmen ist gute Personalplanung unerlässlich. Man muss den Bestand und den Bedarf an Mitarbeitern im Blick behalten sowie ggf. Maßnahmen ergreifen. Entweder setzt man Mitarbeiter frei oder sucht neue. Das kann in Zeiten des Fachkräftemangels eine Herausforderung sein.

Man kann dabei auf verschiedene Möglichkeiten oder Instanzen zurückgreifen: Die Bundesagentur für Arbeit, klassische Stellenanzeigen, professionelle Personalplanungsunternehmen und einige neue Strategien wie das E-Assessment.

In jedem Fall ist es sinnvoll, die Mitarbeiter in die Planung mit einzubeziehen. Das kann ihre Motivation erhöhen und nachträglichen Änderungen vorbeugen. Für eine erfolgreiche Schichtplanung kann man auf Online-Software zurückgreifen, die den Prozess dank praktischer Funktionen erleichtert.

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