Spesenabrechnung: 3 Tipps für mehr Geld und mehr Spaß

Was kann eine Spesenabrechnung? Kann sie überhaupt etwas bringen oder stellt sie nur einen unnötigen Aufwand dar? Mit den folgenden Tipps gelingt die Reisekostenabrechnung garantiert.

Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel

Die Spesenabrechnung: Was ist das und was bringt es?

Die Spesenabrechnung wird auch als Reisekostenabrechnung bezeichnet und besteht aus verschiedenen Teilen. Geltend gemacht werden können die Kosten erst nach der Rückkehr der Reise, und zwar entweder direkt über den Arbeitgeber oder im Rahmen der Einkommenssteuererklärung. Unterschieden wird dabei nach den Reisekosten für das Inland und nach Reisespesen im Ausland, was sich zum Beispiel bei den Tagessätzen zeigt.

Es ist in jedem Fall wichtig, eine Spesenabrechnung zu erstellen, denn ohne diese Abrechnung wird der Arbeitgeber seinem Angestellten nichts für die Reise zahlen.

Wichtig: Wird die Abrechnung falsch erstellt, ist dies ein Grund für eine fristlose Kündigung! Beide Punkte ergeben die Notwendigkeit der Spesenabrechnung, wobei nur allzu verständlich ist, wenn Angestellte versuchen, so viel wie möglich aus der Spesenabrechnung herauszuholen.

Vor dem Erstellen der Abrechnung können im Tarifvertrag oder im Arbeitsvertrag sowie in der Betriebsvereinbarung Hinweise zu den Möglichkeiten und Vorgaben der Reisekostenabrechnung eingesehen werden.

Die Spesenabrechnung wird auch als Reisekostenabrechnung bezeichnet und besteht aus verschiedenen Teilen.(#01)

Diese Kosten gehören in die Spesenabrechnung

Gut zu wissen: Alle Kosten, die im Rahmen von Dienstreisen entstehen, können abgerechnet werden. Das heißt aber auch, dass alle Belege zur Dienstreise gesammelt werden sollten, denn sie bilden die Grundlage für den Nachweis der angefallenen Kosten.

Daher hier Tipp Nr. 1: Unbedingt alle Belege aufbewahren!

Zu den typischen Kosten, die in der Spesenabrechnung der Arbeitnehmer oder bei der Steuererklärung angesetzt werden dürfen, zählen die folgenden:

Fahrtkosten komplett ansetzen
Fahrten mit dem eigenen Pkw können in voller Höhe angesetzt werden. Wird mit dem Firmenfahrzeug gefahren, entstehen entsprechend keine Kosten, die sich absetzen lassen. Die Kosten für einen Flug oder für das Ticket der Bahn sind in voller Höhe anzusetzen, wobei auch hier wieder gilt, dass die entsprechenden Belege nachweisbar sein müssen.
Wird mit dem privaten Auto gefahren, gestaltet sich die Reisekostenabrechnung in puncto Fahrtkosten etwas schwieriger. Möglich ist zum Beispiel, ein Fahrtenbuch zu führen, in dem die genauen Fahrten aufgelistet sind. Hier werden alle beruflich gefahrenen Kilometer ersichtlich, diese wiederum sind später anrechenbar.

Neben den gefahrenen Kilometern werden hier die Kosten für das Fahrzeug erfasst. Wird ein fahrzeugindividueller Kilometersatz angesetzt, muss ebenfalls ein Fahrtenbuch geführt werden. Möglich ist aber auch, die Kilometerpauschale zu nutzen, die gern zur Berechnung herangezogen wird. Wenn die Kosten für die Fahrt geltend gemacht werden sollen, wird bei diesen Pauschalen von 30 Cent je gefahrenem Kilometer ausgegangen.

Darin enthalten sind nicht nur die Kosten für Benzin oder Diesel, sondern auch Werkstattkosten sowie allgemeine Unterhaltungskosten für das Fahrzeug. Sprich: Mit dieser Pauschale sind alle Kosten abgeglichen, weitere Abrechnungen für die Fahrt sind nicht möglich.

Die genannten Spesensätze gelten nur dann, wenn der Arbeitnehmer weniger als drei Monate unterwegs ist.(#02)

Tipp Nr. 2: Es kann sinnvoller sein, ein Fahrtenbuch zu führen, als die Kilometerpauschale in Anspruch zu nehmen. Das gilt immer dann, wenn die tatsächlichen Kosten über den gesetzlichen Pauschalen liegen. Allerdings ist auch der Aufwand beim Führen des Fahrtenbuchs höher.

Übernachtungskosten korrekt angeben
Kosten, die für die Übernachtung im Hotel, in einer Pension oder in einer anderen Unterkunft entstehen, können in voller Höhe abgesetzt werden. Vorsicht: Sind die Kosten für das Frühstück im Zimmerpreis bereits enthalten, müssen die Kosten separat betrachtet werden. Ist das nicht möglich, weil vielleicht die Rechnung nicht aussagekräftig genug ist, muss ein Abschlag in Höhe von 20 Prozent bei der Verpflegungspauschale berechnet werden. Bei Auslandsreisen werden 20 Prozent von den dort jeweils geltenden Verpflegungspauschalen gerechnet.
Verpflegungsmehraufwand nach In- und Ausland aufschlüsseln
Wer seine Spesenabrechnung richtig erstellen, muss natürlich auch an den Verpflegungsmehraufwand denken. Hierfür gibt es eine Spesentabelle bzw. eine Spesenregelung, die sich nach der Zeit der Abwesenheit richtet:- Reise von bis zu acht Stunden: keine Anrechnung möglich
Reise von acht bis 24 Stunden: zwölf Euro lassen sich absetzen
Reise von 24 Stunden und mehr: 24 Euro werden geltend gemacht

Bei Reisen ins Ausland wird dieser Satz noch einmal erhöht. Dafür sind die Spesen je Land festgelegt, entsprechende Tabellen kann das Finanzamt herausgeben. Die mögliche Höhe der Abrechnung hängt damit nicht nur an der Dauer von Dienstreisen, sondern auch von dem betreffenden Zielland ab.

Dabei gibt es eine Besonderheit: Eigentlich ist nichts anrechenbar, wenn die Reise nicht länger als acht Stunden dauert. Wird sie aber über Nacht durchgeführt, weil zum Beispiel die Reise abends angetreten und morgens gleich nach dem Frühstück wieder beendet wird, können dennoch zwölf Euro angesetzt werden. Wer diese gesetzlichen Pauschalen nicht nutzen möchte, kann alternativ wieder Belege sammeln und alle Kosten separat und fein säuberlich aufgelistet abrechnen.

Die Finanzexperten sprechen hier von kleinen und großen Pauschalen. Die kleine Pauschale fällt an, wenn die Dienstreise zwischen acht und 24 Stunden dauert, sie gilt auch für die An- und Abreisetage. Die große Pauschale betrifft mehrtätige Dienstreisen, bei denen der Arbeitnehmer volle 24 Stunden und mehr abwesend ist. Die Spesensätze belaufen sich hierfür auf die genannten 24 Euro, Reisekosten ohne Spesen werden mit 20 Euro erstattet. Spesen können auch gekürzt werden.

Denn: Die genannten Spesensätze gelten nur dann, wenn der Arbeitnehmer weniger als drei Monate unterwegs ist. Wer mehr als drei Monate an einem Ort verweilt, verliert seinen Anspruch auf die Reisespesen bzw. auf deren Erstattung. Diese Frist gilt erst als unterbrochen, wenn der Arbeitnehmer den betreffenden Ort für wenigstens vier Wochen nicht mehr aufsucht.

Das heißt zum Beispiel: Angestellter Meier ist von Februar bis Mai in London, sein eigentlicher Arbeitsort wäre aber Berlin. Er hat keinen Anspruch auf die Reisespesen mehr. Kehrt er aber nach dem März nach Berlin zurück und reist erst im Mai wieder nach London, kann er seine Spesen wie gewohnt ansetzen.

Somit gilt als Tipp Nr. 3: Bei längeren Geschäftsreisen unbedingt eine ausreichend lange Zeit am eigentlichen Arbeitsort verbringen! Andernfalls können die Kosten nicht mehr angesetzt werden, der Reiseort gilt als aktueller Hauptarbeitsort.

Außerdem kann es zu Kürzungen kommen, wenn sich der Arbeitnehmer nicht selbst verpflegt. Bezahlt der Arbeitgeber das Mittagessen, wird das Spesengeld gekürzt.

Sonstige Kosten erklären
Auf einer Dienstreise können noch weitere Kosten entstehen, die ohne diese Arbeit nicht aufzubringen gewesen wären. Das heißt, dass auch sonstige Kosten mit bei der Steuererklärung oder bei der Spesenabrechnung gegenüber dem Arbeitgeber angesetzt werden können.

Sonstige Kosten betreffen zum Beispiel das Internet, falls dieses zum Beispiel bei der Übernachtung nicht inklusive ist. Auch Parkgebühren werden als sonstige Kosten betrachtet. Für diese gilt wiederum: Belege sammeln und alles genau dokumentieren! Andernfalls werden die Kosten nicht anerkannt und der Arbeitnehmer muss sie aus eigener Tasche bezahlen.

Die Spesenabrechnung kann direkt nach der Reise gegenüber dem Arbeitgeber geltend gemacht werden.(#03)

Spesenabrechnung über die Steuererklärung oder beim Arbeitgeber?

Die Spesenabrechnung kann direkt nach der Reise gegenüber dem Arbeitgeber geltend gemacht werden. Das heißt, dass der Angestellte nach seiner Rückkehr zur Arbeit eine formlose Aufstellung aller Kosten beim Chef vorlegt und dort die gesammelten Belege beifügt. Dieser überweist die Spesen, die dann steuerfrei sind.

Die Steuerfreiheit begründet sich daraus, dass die Reisekosten mit dem bereits versteuerten eigenen Einkommen des Arbeitnehmers getragen worden sind. Damit wird nur das schon versteuerte Einkommen zurückerstattet. Statt einer formlosen Aufstellung der entstandenen Kosten ist es auch möglich, ein Formular zu nutzen. Solche Formulare stellen viele Unternehmen zur Verfügung und haben sie auf die hauseigenen Anforderungen optimiert.

Möglich ist es auch, die Spesenabrechnung über die Steuererklärung zu erledigen. Hier werden die Kosten als Werbungskosten abgefragt, wobei auch die Pauschalen genutzt werden können.

Tipp: Spesenabrechnungen werden häufiger geprüft, daher sollte bei ihrer Erstellung möglichst genau gearbeitet werden.

Hier ein Beispiel für eine Abrechnung des Verpflegungsaufwands für eine Dienstreise, die über fünf Tage dauerte:

1. Tag Anreise: 12 Euro
2. Tag Pauschale: 24 Euro, davon Abzug von 20 Prozent für das Frühstück
3. Tag Pauschale: 24 Euro, davon Abzug von 20 Prozent für das Frühstück
4. Tag Pauschale: 24 Euro, davon Abzug von 20 Prozent für das Frühstück
5. Tag Abreise: 12 Euro

Unter dem Strich ergeben sich damit 81,60 Euro, die als Verpflegungsaufwand an den Angestellten ausgezahlt werden können. Hinzu kommen eventuell die Fahrtkosten mit dem Pkw, mit der Bahn oder mit dem Flugzeug, eventuell Kosten für den Mietwagen vor Ort oder Parkgebühren und weitere sonstige Kosten.

Das Geld wird direkt mit der nächsten Gehaltsabrechnung an den Angestellten überwiesen. Setzt er es aber erst im Rahmen der Steuererklärung an, erfolgt die Verrechnung der Werbekosten mit den zu zahlenden Steuern. Hier ergibt sich am Ende eine Erstattung oder eine Nachforderung, wie es bei der Einkommenssteuer üblich ist.

Auch Selbstständige und Freiberufler müssen ihre Dienstreisekosten richtig absetzen und können dies im Rahmen ihrer Steuererklärung tun. (#04)

Spesenabrechnung für Selbstständige und Freiberufler

Auch Selbstständige und Freiberufler müssen ihre Dienstreisekosten richtig absetzen und können dies im Rahmen ihrer Steuererklärung tun. Die Spesen gelten als Betriebsausgaben und werden dementsprechend Gewinn mindernd angesetzt. Freiberufler, die eine einfache Einnahme-Überschuss-Rechnung erstellen, können hier ebenfalls die Spesen ansetzen.

Auch Selbstständige und Freiberufler können zwischen den gesetzlichen Pauschalen und der konkreten Abrechnung wählen und müssen die entsprechenden Belege vorweisen können. Es gibt demzufolge keinen Unterschied zwischen ihnen und einem normalen Angestellten in einem Unternehmen.

Die Kosten für die Nutzung eines privaten Fahrzeugs werden entweder pauschal mit den genannten 30 Cent pro Kilometer angesetzt oder es muss ein Fahrtenbuch geführt und nachgewiesen werden. Wird der Pkw zu weniger als 50 Prozent beruflich genutzt, gilt er als Privatfahrzeug und wird mit der genannten Regelung behandelt. Bei einer überwiegenden beruflichen Nutzung kann das Fahrzeug als Privateinlage oder zum Betriebsvermögen gehörig betrachtet werden.

In dem Fall gestaltet sich die Abrechnung anders, denn nun werden ohnehin alle Kosten, die mit dem Unterhalt und der Nutzung des Fahrzeugs in Zusammenhang stehen, ansetzbar. Übernachtungskosten sowie sonstige Kosten werden wie gehabt angesetzt. Bei sehr vielen Reisen ist es empfehlenswert, entweder auf eine gute Buchhaltungssoftware zu setzen oder sich direkt an einen Steuerberater zu wenden, der so viel wie möglich ansetzen kann bzw. weiß, was sich überhaupt wie anrechnen lässt.