Besprechungen sind ein unvermeidlicher Bestandteil des Arbeitslebens, können aber oft als frustrierend und ineffizient empfunden werden. Die BG ETEM hat praktische Ratschläge entwickelt, um Meetings produktiver zu gestalten. Durch eine kritische Überprüfung der Notwendigkeit, das Festlegen klarer Ziele und eine sorgfältige Planung des Ablaufs können Besprechungen effektiver und weniger belastend für die Teilnehmer werden.
Besprechungen effizient gestalten: Kosten sparen, Stress vermeiden!
Meetings sind aus dem Arbeitsalltag nicht wegzudenken, ob im Besprechungsraum oder per Videokonferenz. Allerdings empfinden viele Teilnehmer diese oft als kostspielig und wenig zielführend. Der Grund hierfür liegt darin, dass häufig unklar ist, worum es in der Besprechung geht und welches Ziel verfolgt wird. Während einer Videokonferenz erledigen viele Teilnehmer nebenbei noch andere Aufgaben, wodurch die eigentliche Besprechung oft nur oberflächlich wahrgenommen wird. Die investierte Zeit wird im Nachhinein als verschwendet betrachtet und kann zu Stress führen.
Es ist ratsam, die Anzahl und den Ablauf von Besprechungen im Betrieb regelmäßig zu überdenken und zu optimieren, um Zeit- und Kosteneinsparungen zu erzielen. Die BG ETEM bietet praktische Tipps für diejenigen, die Besprechungen organisieren und leiten, um sowohl digitale als auch Präsenzbesprechungen besser und effektiver zu gestalten.
- Um effektive Meetings zu gewährleisten, sollten die Organisatoren immer wieder die Notwendigkeit von Besprechungen hinterfragen. Ist ein Meeting wirklich erforderlich oder könnten die Informationen auch per E-Mail weitergegeben werden? Häufig sind ausführliche und genau terminierte Besprechungen gar nicht notwendig und das zu besprechende Thema lässt sich einfach schriftlich festhalten. Zudem sollte überlegt werden, ob eine persönliche Präsenzveranstaltung, die eine weite Anreise für die Teilnehmer bedeutet, wirklich erforderlich ist oder ob eine Videokonferenz ausreichend ist
- Die Definition von Zielen ist ein wesentlicher Schritt bei der Vorbereitung einer Besprechung. Eine klare Agenda und relevante Vorab-Informationen ermöglichen den Teilnehmern, sich auf das Thema einzustellen und fördern eine effektive Diskussion mit konstruktiven Ergebnissen
- Bei Besprechungen, in denen gemeinsame Entscheidungen getroffen werden sollen, ist es wichtig, alle relevanten Personen einzuladen, um sicherzustellen, dass verschiedene Perspektiven berücksichtigt werden. Gleichzeitig sollte die Liste der Eingeladenen sorgfältig geprüft werden, um sicherzustellen, dass nur diejenigen teilnehmen, die einen direkten Beitrag leisten können. Den Nicht-Eingeladenen sollte klar kommuniziert werden, dass ihre Abwesenheit nicht auf mangelnde Wertschätzung zurückzuführen ist, sondern darauf, dass ihre Anwesenheit nicht erforderlich ist, um die Effektivität der Besprechung zu gewährleisten
- Bei einem Meeting mit einer umfangreichen Tagesordnung ist es wichtig, den Ablauf gut zu planen, um effizient zu arbeiten. Ein pünktlicher Beginn, klare Moderation und eine genaue Zeitplanung helfen, dass sich die Teilnehmer nicht an wenigen Punkten festbeißen und das Meeting unnötig verzögert wird
- Nach Beendigung einer Besprechung ist es wichtig, die Ergebnisse schriftlich festzuhalten und ein Protokoll an alle Teilnehmer zu verteilen. Zusätzlich sollten eventuelle Arbeitsaufträge klar formuliert und verteilt werden, um sicherzustellen, dass die besprochenen Themen nicht in Vergessenheit geraten
Eine effektive Besprechung ist ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Arbeitsalltags. Durch eine kritische Überprüfung der Notwendigkeit von Meetings und eine klare Definition von Zielen können diese effizienter gestaltet werden. Eine gezielte Einladung der relevanten Personen und eine sorgfältige Planung des Ablaufs ermöglichen es, die Zeit der Teilnehmerinnen und Teilnehmer effektiver zu nutzen. Die Dokumentation der Ergebnisse und die Vergabe von konkreten Aufträgen stellen sicher, dass das Besprochene im Arbeitsalltag umgesetzt wird. Die Beachtung dieser Tipps der BG ETEM führt zu einer verbesserten Zusammenarbeit und höheren Produktivität im Unternehmen.
Die Umsetzung dieser Maßnahmen bietet eine große Chance, die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zu optimieren und die Effizienz der Arbeitsabläufe zu steigern. Meetings können zu effektiven Austauschplattformen werden, anstatt Zeit und Energie zu verschwenden.
