Spesen: Definition, Berechnung und wann sie gekürzt werden

Im Rahmen der Abrechnung von Reisekosten werden Spesen auch als „Verpflegungsmehraufwand“ bezeichnet. Sie sollen die zusätzlichen Kosten decken, die während einer Dienstreise anfallen. Es ist jedoch von großer Bedeutung zu unterstreichen, dass laut gesetzlicher Vorgaben nur diejenigen Aufwendungen als Spesen geltend gemacht werden können, die unmittelbar durch die Geschäftsreise entstehen und somit eine Mehrbelastung im Vergleich zum normalen Alltag darstellen.

Dies umfasst typischerweise Kosten für Mahlzeiten und andere Verpflegungskosten, die während der Abwesenheit von der gewöhnlichen Arbeitsstätte entstehen. Es ist wichtig, dass die Abrechnung der Spesen transparent und nach den geltenden steuerlichen Vorschriften erfolgt, um eine rechtmäßige und korrekte Abwicklung sicherzustellen.

Definition: Das bedeutet der Begriff „Spesen“Die Berechnung der Spesen Wann sind Spesenkürzungen möglich?

Definition: Das bedeutet der Begriff „Spesen“

Die Bezeichnung „Verpflegungsmehraufwand“ für die Spesen ist bereits selbsterklärend. Es geht hier nicht um die Erstattung aller Kosten, die bei einer Geschäftsreise entstanden sind, sondern um die Kosten für die Verpflegung und auch dies nur im Rahmen eines tatsächlich entstandenen Mehraufwands. Häufig werden die Kosten für eine Übernachtung ebenfalls als Spesen bezeichnet, doch sie sind genau genommen Reisekosten.

Spesen können gegenüber dem Arbeitgeber abgerechnet und von diesem erstattet werden. Möglich ist aber auch, sie im Rahmen der Steuererklärung geltend zu machen. Dann setzt das Finanzamt bei der Berechnung bestimmte Pauschalen an, die in unregelmäßigen Abständen angehoben werden.

Die Berechnung der Spesen

Die Höhe der Spesen kann nicht vom Arbeitgeber festgelegt werden. Vielmehr gibt es Finanzministerium bestimmte Pauschalen aus, die allgemein herangezogen werden müssen. Unterschieden wird dabei zwischen der kleinen und der großen Spesenpauschale.

Aktuell (2024) beträgt die kleine Spesenpauschale 14 Euro, die für Dienstreisen angesetzt werden, die mehr als acht, aber weniger als 24 Stunden dauern. Diese Pauschale wird auch für den An- und Abreisetag zu einer Tätigkeitsstätte außerhalb des üblichen Arbeitsorts angesetzt.

Bei mehrtägigen Dienstreisen wird die große Spesenpauschale genutzt. Sie gilt ab einer Abwesenheit von 24 Stunden und liegt seit 2023 bei 28 Euro.

Wer nun also für fünf Tage auf Geschäftsreise geht, kann hierfür je einen An- und einen Abreisetag ansetzen. Die Tage dazwischen sind als volle Tage zu werten, sodass sich dreimal 28 Euro als Spesenpauschale plus zweimal 14 für den An- und Abreisetag ergeben.

Die Geschäftsreise würde demnach mit 112 Euro für den Verpflegungsmehraufwand abgerechnet werden.

Kommen weitere Kosten wie zum Beispiel Flug- oder Bahntickets hinzu, können diese in der nachgewiesenen Höhe ebenfalls geltend gemacht werden. Zudem liegen die Spesensätze im Ausland deutlich höher.

Wann sind Spesenkürzungen möglich?

Die Spesensätze gelten jeweils für einen befristeten Zeitraum und werden nicht unbefristet gewährt. Sofern ein Angestellter mehr als drei Monate an einem anderen Ort tätig ist, verfällt der Anspruch auf Reisespesen. Allerdings gilt das nur, wenn derjenige in dieser Zeit stets am gleichen Ort weilt. Die Frist von drei Monaten gilt als unterbrochen, wenn der Angestellte den zuvor bereisten Ort für wenigstens vier Wochen nicht mehr bereist. Sollte er innerhalb der vier Wochen wieder zu diesem Ort reisen, wird der Dreimonatszeitraum fortgeführt.

Kürzungen sind zudem möglich, wenn der Arbeitnehmer sich bei einer Geschäftsreise nicht selbst verpflegt, sondern wenn die Kosten für die Verpflegung durch den Arbeitgeber übernommen werden. Zahlt dieser beispielsweise das Mittag- oder Abendessen, können die Mahlzeiten nicht mehr über den Verpflegungsmehraufwand berücksichtigt werde. Die Spesenabrechnung soll keine Möglichkeit darstellen, sich zu bereichern, sondern nur real entstandene Kosten ersetzen. Zahlt der Arbeitgeber daher die Mahlzeiten, muss das Spesengeld entsprechend reduziert werden.