Geschäftsadresse mieten: Vorteile und Nutzen für Unternehmer

Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass Unternehmen eine sogenannte ladungsfähige Geschäftsadresse vorweisen müssen.

Es handelt sich bei um eine Adresse bestehend aus:

• Name des Unternehmens und ggf. Name des Inhabers
• Postfach
• Postleitzahl und Ort

Alternativ zum Postfach kann eine Straße mit Hausnummer angegeben werden. Unter der Adresse muss das Unternehmen tatsächlich zu finden sein, wobei eine ladungsfähige Anschrift nicht zwingend heißt, dass das betreffende Unternehmen persönlich dort aufzusuchen sein muss.

Wer eine Geschäftsadresse mieten möchte, bekommt vielmehr eine virtuelle Adresse, unter der die Unternehmenspost eingehen kann.

• Professionalität: Wer eine gesonderte Adresse für sein Unternehmen vorweisen kann, muss sich ein Büro leisten können, so die allgemeine Meinung. Das wiederum ist nur möglich, wenn entsprechende Einnahmen durch erfolgreich bearbeitete Aufträge vorliegen. Ergo: Wer eine gesonderte geschäftliche Adresse nutzen kann, wird eher für vertrauenswürdig und professionell gehalten.


Egal, ob Gewerbetreibender oder Freiberufler: Es ist vorgeschrieben, sich mit dem Unternehmensnamen und der Adresse sowohl beim Finanzamt als auch beim Gewerbeamt anzumelden. (Foto: AdobeStock – 755695988 Pavel Losevsky)

• Kundennähe: Befindet sich die Adresse des Unternehmens in der Region, in der auch die Zielgruppe zu finden ist, stärkt das die lokale Präsenz. Viele potenzielle Kunden entscheiden sich lieber für einen Anbieter aus der Nähe als für einen, der aus einem ganz anderen Bundesland kommt. Es ist daher wichtig, die virtuelle Geschäftsadresse in einer für die Zielgruppe relevanten Region zu mieten.
• Arbeitsersparnis: Nach dem Mieten der Geschäftsanschrift ist es nicht nötig, selbst am Briefkasten vorbeizugehen. Es erfolgen automatische Benachrichtigungen bei Posteingang. Gerade bei noch jungen Unternehmen ist dies sehr hilfreich, denn sie erhalten bei Weitem nicht jeden Tag Post. Dennoch wird nichts übersehen, da die Benachrichtigungen automatisch versandt werden.

• Privatsphäre: Wird die Post zugestellt, muss bei fehlender Trennung von Geschäfts- und Privatadresse erst einmal sortiert werden: Welche Briefe und Pakete sind für wen bestimmt? Diese nicht vorhandene Trennung kann auf Dauer ziemlich lästig sein. Vor allem, wenn häufig größere Mengen an Geschäftspost zugestellt werden. Zudem besteht die Gefahr, dass Zusendungen verloren gehen, weil sie für unwichtig gehalten wurden. Durch die Trennung der Adressen bleiben demnach geschäftliche Zustellungen geschäftlich, private bleiben privat.


Unter der Adresse muss das Unternehmen erreichbar sein. (Foto: AdobeStock – 568849220 Dragana Gordic)

• Zustellbarkeit: Nicht jeder Unternehmer befindet sich täglich im häuslichen Büro. Was aber geschieht mit der Post, wenn niemand anzutreffen ist? Nach dem Mieten der Adresse und des damit verbundenen Postfachs gehen Zusendungen immer ein, was den Vorteil hat, dass nichts unerwünscht an den Versender zurückgesandt wird.
• Sicherheit: Gern und häufig wird in Unternehmen eingebrochen. Dies ist ein Grund, warum viele Unternehmer Bauchschmerzen dabei haben, ihre Privatadresse als Firmensitz anzugeben. Es erhöht das persönliche Sicherheitsgefühl, wenn die Geschäftsadresse nicht unter der heimischen Anschrift zu finden ist.

Verschiedene Bezeichnungen richtig nutzen

Viele Begrifflichkeiten werden synonym genutzt, entsprechen aber nicht wirklich einander. So gibt es Unterschiede zwischen folgenden Bezeichnungen:

• Geschäftsadresse: Unter der Adresse muss das Unternehmen erreichbar sein. Das gilt nicht für die physische Erreichbarkeit, sondern diese ist auch postalisch ausreichend. Wichtig ist nur, dass es sich um eine ladungsfähige Anschrift handelt, unter der die Firma wirklich zu erreichen ist. Förmliche und geschäftliche Post muss jederzeit zustellbar sein, eine Weiterleitung oder eine Benachrichtigung über den Eingang der Post ist nötig. Nutzen kann diese Anschrift jeder, der ein eigenes Unternehmen hat, wobei das Mieten der Geschäftsanschrift für viele ausreichend ist.
• Betriebsstätte: Die Betriebsstätte ist nicht der Ort, unter dem das Unternehmen zu finden ist. Es geht nur um die stattfindenden betrieblichen Tätigkeiten und demnach um den Ort der Geschäftsführung. Wer als Unternehmer kein Büro mieten möchte und dennoch eine Betriebsstätte angeben muss, nennt dabei seine Privatanschrift. Nach der Betriebsstätte richtet sich, welches Finanzamt zuständig ist und wie hoch der Gewerbehebesteuersatz angesetzt werden muss.
• Firmensitz: Der Firmensitz muss auf der Internetseite und hier im Impressum, bei der Gewerbeanmeldung und auch im Handelsregister genannt werden. Voraussetzungen dafür sind eine ladungsfähige Geschäftsanschrift, eine gültige Telefonnummer und ein uneingeschränkt nutzbarer Arbeitsplatz. Zudem muss es die Möglichkeit geben, am Firmensitz Dokumente sicher aufzubewahren.

Für wen lohnt sich die virtuelle Geschäftsadresse?

Die Geschäftsanschrift zu mieten, ist für viele Existenzgründer und Kleinunternehmer eine ideale Alternative zum echten Büro. Meist liegen finanzielle Gründe vor, um das Anmieten von Geschäftsräumen hinauszuzögern. Auch praktische Gründe sind möglich, denn nicht in jedem Fall ist es überhaupt nötig, ein Büro bereitzuhalten.

Dennoch ist es gerade in der Anfangsphase nach der Gründung wichtig, eine repräsentable Adresse vorweisen zu können. Gern auch in bester Geschäftslage, denn diese wird mit dem Vermögen, sich hohe Mieten leisten zu können und somit mit Erfolg assoziiert. Die virtuelle Firmenadresse hat genau diese Wirkung, ohne dass sie mit vergleichbaren Kosten verbunden wäre.

Auch die Unternehmer, die häufig unterwegs sind, sind mit einer gemieteten und damit virtuellen Firmenadresse gut beraten. Sie wären ohnehin kaum oder nur selten im Büro anzutreffen, die fälligen Mietkosten müssten dennoch beglichen werden. Durch die Miete der Geschäftsanschrift fallen die genannten Kosten weg, übrig bleibt nur noch ein Bruchteil für die Miete der Anschrift.

Darüber hinaus sind Unternehmen, die gleichzeitig an verschiedenen Orten präsent sein wollen, prädestiniert für angemietete Geschäftsanschriften. Sie haben damit die Möglichkeit, lokales Marketing zu betreiben, denn sie sind überall dort präsent, wo sich die jeweiligen Zielgruppen befinden. Das wiederum kann für neue Kunden sorgen, die sich bei der Entscheidung für oder gegen einen Anbieter davon leiten lassen, wo dieser ansässig ist.