Culpa Inkasso: Im Inkasso-Sektor arbeiten seriöse Profis

Durch Prävention können Unternehmen verhindern, dass eingeplanter Umsatz zu offenen Rechnungen werden.

Ein Instrument dazu ist unter anderem die Prüfung der Kreditwürdigkeit von Kunden. Entweder kann das Unternehmen selbst bei Auskunfteien die Bonität von potenziellen Kunden überprüfen. Oder Dienstleister wie Culpa Inkasso übernehmen diesen Schritt und prüfen ob der Interessent überhaupt in der Lage wäre, die entstehenden Kosten zu tragen. Wann eine solche Bonitätsprüfung Sinn ergibt, entscheiden die Unternehmen selbst.

Präzise und zeitnah gestellte Rechnungen werden grundsätzlich schneller beglichen als allgemein gehaltene Rechnungen. Wenn dann noch eine lange Zeit zwischen der Lieferung oder der Dienstleistung und der Rechnung liegt, sinken die Chancen auf Zahlung noch weiter.

Daher gibt es gesetzliche Anforderungen an Rechnungen. Sie geben vor, was die Rechnung enthalten muss, beispielsweise den Zeitraum der Erfüllung des Rechnungsgegenstands.

Nutzt ein Unternehmen eine professionelle Software, werden automatisch alle erforderlichen Posten aufgelistet. Alternativ kann jede Buchhaltung die Rechnungen selbst erstellen.

Idealerweise überwacht das Unternehmen nun die Geldeingänge und gleicht diese mit den geschriebenen Rechnungen ab.

Denn häufig gibt es Unstimmigkeiten, die die Zahlung verhindern. Hier hilft oftmals ein klärender Kontakt mit einer freundlichen Zahlungserinnerung, um eine offene Forderung zu vermeiden.

Gute Vorbereitung ebnet den Weg zum Erfolg

Jeder Auftrag beginnt für seriöse Unternehmen wie Culpa Inkasso mit dem Sammeln von Informationen: Wer ist der Schuldner? In welcher Situation befindet er sich? Was ergibt eine Bonitätsprüfung?

In Einzelfällen ergänzt und vertieft eine Detektei diese Informationen. Selbstverständlich aber nur nach Absprache mit dem Kunden. Dabei handelt sie genauso seriös, professionell und diskret wie der Inkasso-Dienstleister selbst.

So funktioniert professionelles Forderungsmanagement

Aufgrund ihrer seriösen und gleichzeitig professionellen Strukturen gelingt es Culpa Inkasso in 90 % der Fälle die Außenstände seiner Kunden einzuziehen. Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die Wahrnehmung des Schuldners als Menschen, der aufgrund einer bestimmten Situation agierte.

Forderungsmanagement delegieren

Um diesen recht komplexen Prozessen mit Rechnung und Forderungsmanagement zu entgehen, wählen immer mehr Unternehmen eine weitere Möglichkeit: Sie verkaufen die Forderungen gleich an einen Inkasso-Dienstleister.

Dadurch bleibt dem Unternehmen mehr Zeit für den Umgang mit seinen Kunden bei wirtschaftlicher Sicherheit.

Zwei Ziele messen den Erfolg: Geld und Kundenbeziehung

Forderungsmanagement hat immer zum Ziel, die Außenstände des Unternehmens zu reduzieren. Jedoch ist ein weiteres Ziel der nachhaltige Erhalt der Beziehung zwischen Unternehmen und dem säumigen Kunden.

Um beide Ziele zu erreichen, erhöht eine klare Kommunikation die Wahrscheinlichkeit, dass die Botschaft verstanden und die Rechnung beglichen wird. Das bestätigen unterschiedliche Kommunikationsmodelle.

Dabei sind professionelle Neutralität und bestimmtes Auftreten wesentlich – gepaart mit einem großen Selbstbewusstsein. Dieses entwickelt sich aus dem Wissen, dass am Ende der Erfolg stehen wird.

Mit diesem Wissen passt Culpa Inkasso seine Kommunikationsweise individuell an den jeweiligen Schuldner an: Dabei spielen außer der Theorie auch die Erfahrung des Unternehmens eine große Rolle. Denn während in manchen Fällen Empathie gefragt ist, führt eine emotionslose Aufzählung der Außenstände manchmal eher zum Ziel. Hier zeigt sich die Menschenkenntnis der Experten.

Zudem passt das Unternehmen den eigentlichen Inkasso-Prozess an den jeweiligen Schuldner an. Auch das Zahlungsziel entspricht nachher den finanziellen Möglichkeiten des Schuldners.

In der Praxis begleicht ein Schuldner die offenen Posten in einer großen Überweisung, nachdem er mehrfach per Brief, E-Mail oder SMS kontaktiert wurde. Andere Schuldner stottern die Gesamtsumme in kleinen Raten ab – nachdem in einem freundlichen Telefonat Unstimmigkeiten beseitigt wurden.

Viele Kanäle ermöglichen viel Kontakt

Es klang im Beispiel aus dem vorherigen Absatz bereits an; professionelles Forderungsmanagement funktioniert meistens über mehrere Kanäle. Eine freundliche, aber bestimmte Zahlungserinnerung macht immer den Anfang. Das kann telefonisch, postalisch oder digital erfolgen. Meist unternimmt das Unternehmen diesen Schritt noch selbst. Für den Schuldner entstehen in diesem Schritt noch keine Kosten. Darauf folgt ein klassisches Mahnschreiben, mit der Angabe einer Frist. Dieses Mahnschreiben ist bereits kostenpflichtig.

Heutzutage sind jedoch auch E-Mail oder der mobile Kontakt über kurze Nachrichten ein Mittel des Forderungsmanagement. Telefonate sind allerdings am effektivsten. Mitarbeiter von seriösen Inkasso-Dienstleistern beherrschen jedoch die Kunst, sie freundlich und zugleich professionell zu führen. Ohne Druck auszuüben oder Drohungen auszustoßen. Die Erfahrung zeigt: Häufig führt die freundliche, wohlwollende und zugleich bestimmte Kommunikation mit Schuldnern eine individuelle Lösung herbei. Diese kann auch kreativ sein. Gemeinsam werden Zahlungsvereinbarungen angepasst und Unklarheiten beseitigt.

Manchmal verstreichen auch die professionellsten Ansprachen ohne Wirkung. Dann sind sämtliche Möglichkeiten des kaufmännischen Inkassos erschöpft.

Nun entscheidet sich der Gläubiger zusammen mit dem Inkasso-Dienstleister wie Culpa Inkasso für den juristischen Weg.

Ein Mahnschreiben vom Anwalt macht hier den Anfang. Verschiedene Anträge, etwa auf Vermögensauskunft, Mahn- und Vollstreckungsbescheide können folgen.

Erst wenn der Schuldner immer noch zahlungsunwillig oder zahlungsunfähig ist, folgt ein gerichtliches Mahnverfahren.

Das kann im Härtefall sogar zu einem Antrag auf Haftbefehl führen. Dieser muss selbstverständlich von Juristen im Namen des Forderungsdienstleisters beantragt werden.

Eine weitere Möglichkeit, die Forderungen auch nach langer Zeit noch zu bekommen ist ein Langzeitmonitoring. Bis zu 30 Jahre werden Schuldner beobachtet, um ein erneutes Inkassoverfahren neu einzuleiten, falls sie wieder zahlungsfähig werden.