KI in Projekten: Tipps & Tools

• Analyse von Daten: Darüber hinaus hilft KI, große Datenmengen schnell zu analysieren und Muster zu erkennen, die Menschen möglicherweise übersehen. Das Ergebnis? Bessere Prognosen, frühzeitige Problemidentifikation und eine effizientere Steuerung von Projekten.


Automatisierung von Prozessen (Foto: AdobeStock – 970420950 Starlight)

• Automatisierung von Prozessen: Routineaufgaben wie Terminplanung oder Ressourcenzuweisung können automatisiert werden. Das schafft Freiraum für strategische Entscheidungen und kreative Ansätze.
• Verbesserung der Kommunikation: Mit Hilfe von KI können wichtige Informationen automatisch gebündelt und so die Kommunikationsflüsse optimiert werden. Werden zudem bestimmte Details gesucht, kann eine KI Textdokumente scannen. Dadurch können Missverständnisse eingedämmt werden.
• Personalisiertes Projektmanagement: Da eine KI stetig dazu lernt, können Fehler immer weiter ausgebessert werden. Fehler und Probleme sind außerdem auch individuell und nicht immer leicht zu erkennen, eine KI kann dabei helfen, Optimierungspotential zu erkennen.
• Effiziente Qualitätssicherung: Um optimale Ergebnisse zu erzielen und gleichbleibende Qualität sicherzustellen, kann eine KI eingesetzt werden, um beispielsweise Fehler in Dokumente, in Codierungen etc. zu erkennen.

Trotz der vielen Chancen und Möglichkeiten gibt es auch einige Herausforderungen, die bei der Nutzung beachtet werden sollten. Zum einen kann die Akzeptanz innerhalb des Teams fehlen, da viele Menschen noch skeptisch gegenüber dem Thema KI sind.

Einige befürchten vielleicht auch, dass sie dadurch ersetzt werden könnten und haben Angst vor Veränderungen. Hier hilft es, Schulungsangebote zur Verfügung zu stellen, den Mitarbeitern zuzuhören und eine Ansprechperson zur Verfügung zu stellen. Auch ein genaue Strategie hilft dabei, Sorgen entgegenzuwirken.

Für einige Unternehmen könnte auch der Kostenaspekt eine Hürde sein. Gerade kleine Unternehmen mit weniger finanziellen Mitteln können schnell an ihre Grenzen stoßen.

Auch externe Beratungen fallen eventuell für einige an. Deswegen sollte vor einer Implementierung eine Kostenaufstellung durchgeführt werden, auf der dann ein Fahrplan entwickelt werden kann.

Tipps für den erfolgreichen Einsatz von KI in Projekten

Der Einsatz von KI im Projektmanagement kann beeindruckende Ergebnisse liefern – vorausgesetzt, Sie wissen, wie sie optimal eingesetzt wird. Mit diesen Tipps wird der Einstieg in KI nicht nur leichter, sondern auch effektiver – und Ihre Projekte profitieren spürbar davon.

• Klares Ziel festlegen: Überlegen Sie zunächst genau, welche Herausforderungen mit KI gemeistert werden sollen und wo sie im Projekt eingesetzt werden können. Gleichzeitig sollte auch klar sein, dass nicht alle Probleme durch KI gelöst werden können.
• Klein anfangen und gezielt testen: Starten Sie mit kleinen Projekten oder spezifischen Aufgabenbereichen, um die Wirkung von KI-Tools zu testen. So minimieren Sie Risiken und lernen, welche Tools und Methoden für Ihr Team funktionieren.
• Datenqualität sicherstellen: KI funktioniert nur so gut wie die Daten, die sie verarbeitet. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Projektdaten vollständig, aktuell und strukturiert sind, damit die KI präzise Analysen und Vorhersagen liefern kann.
• Mitarbeiter einbeziehen und schulen: Damit KI erfolgreich genutzt werden kann, müssen Ihre Teammitglieder die Tools verstehen und akzeptieren. Bieten Sie Schulungen an und zeigen Sie, wie KI sie in ihrer täglichen Arbeit unterstützt.
• Den richtigen Mix aus Mensch und Maschine finden: KI ist ein großartiges Hilfsmittel, ersetzt aber keine menschliche Kreativität und Führung. Nutzen Sie die Stärken der KI, um datenbasierte Entscheidungen zu treffen, während Ihr Team die strategischen und kreativen Aufgaben übernimmt.
• Datenschutz beachten: Sollte ein Unternehmen darauf achten, dass Datenschutzverordnungen eingehalten werden und keine sensiblen Daten (z.B. personenbezogene Daten) von Systemen benutzt werden, die nicht den entsprechenden Richtlinien unterliegen.

KI-Tools im Projektmanagement

Künstliche Intelligenz eröffnet spannende Möglichkeiten im Projektmanagement: Mit einem präzisen Prompt können KI-Systeme eigenständig Aufgaben erstellen oder sogar Projektideen entwickeln. Anbieter wie factro arbeiten bereits an zukunftsweisenden Ansätzen, die diese Technologien weiterentwickeln. Gleichzeitig gibt es schon heute zahlreiche KI-Tools, die speziell auf das Projektmanagement zugeschnitten sind. Diese Tools helfen nicht nur bei der Automatisierung von Aufgaben, sondern verbessern auch die Koordination, steigern die Effizienz und liefern Echtzeitanalysen zum Projektstatus. Lösungen wie Trello, Wrike, monday.com und Jira zeigen, wie KI-gestütztes Projektmanagement Teams strukturierter und produktiver macht.

Es gibt aber auch beispielsweise Tools, die gezielt im Bereich Kommunikation eingesetzt werden. Firerflies.ai ist beispielsweise eine KI, die automatisch transkribiert und Meetings zusammenfasst. Zudem werden durch eine Sprachanalyse wichtige Entscheidungen in einer Besprechung erkannt. Die KI Otter.ai kann für die Echtzeit-Transkription verwendet werden und fasst Meetings ebenfalls automatisch zusammen.

Jedoch sind viele der Funktionen oft noch verbesserungsfähig und funktionieren nicht in allen Fällen einsatzfrei. Die nächsten Jahre werden zeigen, was alles möglich ist.