Die alles beherrschenden Themen in der Unternehmenswelt sind die Globalisierung und vor allem die Digitalisierung. Der digitale Wandel steht als große Aufgabe bevor bzw. befinden sich viele Unternehmen bereits in diesem Prozess. An dieser Stelle setzt das Change Management an, welches sich als dauerhaften Prozess sieht, der die Mitarbeiter ebenso einbindet wie die Unternehmensführung.
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
Change Management als Herausforderung
Veränderungen sind nicht nur Sache der großen Unternehmen, sondern auch mittlere und kleine Betriebe müssen sich diesen stellen. Dabei sind es häufig genug die Mitarbeiter der Firmen, die dem Wandel skeptisch gegenüberstehen. Sie haben Angst vor Veränderungen, weil diese nicht selten mit Rationalisierungen einhergehen.
Andere Angestellte fühlen sich nicht ausreichend vorbereitet oder sogar überfordert, weil eventuell neue Aufgaben auf sie zukommen könnten. Die Lösung: Veränderungen von vornherein blockieren!
Das geht auf Dauer natürlich nicht und hält ein Unternehmen vom Wachstum, von seiner Entwicklung und Fähigkeit, am Markt zu bestehen, ab. Es gilt daher, die Mitarbeiter abzuholen, sie dazu zu bewegen, an den Plänen teilzuhaben, vielleicht sogar eigene Ideen mit einzubringen.
Dabei sind Veränderungen in Unternehmen überall: Es werden neue Computersysteme eingeführt, andere Produkte ins Angebot aufgenommen oder es wird einfach nur ein Zulieferer gewechselt, der andere Strukturen und Geschäftsprozesse als sein Vorgänger verfolgt.
Change Management heißt Veränderung – und diese direkt schon am Beginn zu blockieren ist definitiv die falsche Lösung! (#1)
Veränderungen gehören also zum Alltag einer Firma, dennoch ist der Widerstand oft groß. Um diesem zu begegnen, die Änderungen durchzuführen und das Unternehmen in Richtung Erfolg zu führen, braucht es eine agile Geschäftsführung, die es versteht, die Mitarbeiter zu motivieren und in die Prozesse einzubeziehen.
Manager brauchen den Überblick und sollten sich die anstehenden Aufgaben gut durchdenken. An welcher Stelle können Angestellte mit ins Boot geholt werden? Wo ist es besser, einfach zu entscheiden und wo sollten andere Personen in den Entscheidungsprozess einbezogen werden?
Change Management braucht Vorbereitung
Egal, worum es in einem Unternehmen geht – in der Regel brauchen alle Dinge eine gewisse Vorbereitungszeit. Warum sollte das beim Change Management anders sein? Wer Veränderungen einführen möchte, darf diese nicht von heute auf morgen beschließen und verkünden, sondern muss sich erst einmal einen genauen Überblick über die Situation verschaffen und dann entscheiden, an welcher „Baustelle“ zuerst gearbeitet werden soll. Dabei gilt es, von Anfang an die Mitarbeiter einzubeziehen, wie es auch die Theorie der agilen Führung vorsieht.
Versuchen Sie daher, die aktuelle Lage als Chef richtig einzuschätzen. Wo liegen die Stärken und die Schwächen des Unternehmens? Welche Probleme stehen kurz-, mittel- und langfristig an? Wo liegt das besondere Potenzial der Firma? Gibt es besondere Risiken, die sich auf alle Entscheidungen auswirken können?Für den Fall, dass schon einmal eine Neuausrichtung der Firma angegangen wurde, diese aber gescheitert ist: Warum war das so?
Wichtig ist, die Fragen nicht nur oberflächlich abzuhandeln, sondern tief in die Details zu tauchen, denn Veränderungen gelingen nur über ein ausgezeichnetes Change Management.
Ein gutes Change Management gelingt nur mit einer sehr guten Vorbereitung und einem ausgereiften Plan – denn sonst bleibt es vermutlich nur bei einem „frommen“ Wunsch. (#2)
Change Management: Ziele formulieren und Zeitpunkte festlegen
Im Rahmen der Analyse haben Sie nun herausgefunden, was in Ihrem Unternehmen besonders gut läuft und wo es hakt – Probleme können daher gezielt angegangen werden. Jetzt folgt der nächste Schritt: die Zielfindung. Sie müssen wissen, wo Sie mit dem Unternehmen hin möchten, müssen Mittel und Wege festlegen, um das Ziel oder die Ziele zu erreichen. Gewissermaßen werden Sie zum Visionär und entwickeln das Bild der Firma, wie Sie sie gern hätten.
Beim Festlegen der Ziele achten Sie bitte darauf, Ihre Mitarbeiter einzubinden. Diese sollten frühzeitig darüber informiert werden, dass sich schon bald etwas ändern wird und sie bekommen jetzt schon die Möglichkeit, aktiv mitzuwirken. Eventuell finden alle gemeinsam ein großes Ziel, sinnvoll ist es, den Weg bis dahin mit Zwischenzielen zu versehen.
Kleine Erfolgserlebnisse tun gut und motivieren zu mehr Anstrengung – außerdem zeigt sich, ob diese kleinen Ziele überhaupt zu erreichen sind und ob das große Endziel realistisch ist. Mit dem Finden der Ziele sollten Sie auch Zuständigkeiten festlegen, denn nicht alles kann bei Ihnen zusammenlaufen bzw. können Sie nicht alles allein entscheiden und verantworten.
Vor der Einführung von Veränderungen ist es zudem wichtig, den richtigen Zeitpunkt zu finden. Denn nicht jeder Zeitpunkt ist wirklich sinnvoll – direkt vor dem Weihnachtsgeschäft sollten Sie zum Beispiel nicht unbedingt den Onlineshop umstellen. Beantworten Sie selbst die Frage, ob die gesetzten Ziele dringlich sind oder noch etwas Zeit haben und planen Sie danach das weitere Vorgehen. Change Management braucht Zeit!
Als erste Schritte gilt es die unternehmerischen Ziele zu formulieren und Zeitpunkte festzulegen. Und ganz Wichtig: keine unnötige Eile – ein gutes Change Management braucht Zeit! (#3)
Einbeziehen der Mitarbeiter
Kein Unternehmer kann das Change Management im Alleingang betreiben, es ist ohne die Mitwirkung der Mitarbeiter nicht umsetzbar. Immerhin sind es die Angestellten, die an jedem Tag mit den Veränderungen arbeiten müssen bzw. mit diesen klarkommen sollen. Viele Mitarbeiter stehen Veränderungen aber kritisch gegenüber und meiden sie lieber.
Es ist doch viel einfacher, sich in dem eingefahrenen Trott zurechtzufinden! Die einen befürchten, sie würden andere Aufgaben bekommen, denen sie nicht gewachsen sind. Die anderen gehen der Mehrarbeit lieber aus dem Weg, wieder andere sind einfach so festgefahren in ihren Gewohnheiten, dass sie sich gar nicht vorstellen können, dass irgendetwas anders wäre.
Mitarbeiter müssen daher motiviert werden, sollen aktiv an den neuen Prozessen teilhaben können und die Chance bekommen, ihre Ideen einzubringen. Dabei ist es wichtig, dass Sie darauf hören, was die Mitarbeiter wünschen: Wie soll deren Arbeitstag angenehmer gestaltet werden? Es geht hier nicht darum, die Arbeitszeiten zu verkürzen, damit sich die Mitarbeiter wohler fühlen und mehr Freizeit haben.
Vielmehr sollen sie motivierter an die Arbeit herangehen, dabei die nötigen Hilfsmittel nutzen können und in einem angenehmen Arbeitsklima tätig sein. Sie müssen herausfinden, was die Angestellten tagtäglich aufhält, was ihre Leistung verringert oder das Tempo reduziert.
Sicherlich beteiligen sich trotz des Aufrufs nicht alle Mitarbeiter an der Zusammenarbeit – es wird immer einige geben, die Veränderungen nicht wollen und demzufolge auch nichts dazu beitragen möchten. Doch: Alle müssen mit an Bord geholt werden, sehen Sie kritische Äußerungen und Stimmen einfach als Chance zu Verbesserungen im Veränderungsprozess. Hören Sie den Mitarbeitern genau zu und suchen Sie den offenen Dialog.
Das Sprichwort „Gemeinsam ist man stark“ kommt nicht von ungefähr. Das gilt auch beim Change Management. Beziehen Sie ihre Mitarbeiter mit ein, denn schließlich wollen Sie gemeinsam das Ziel erreichen. (#4)
Kommunikation im Change Management
Kommunikation ist im Change Management von enormer Bedeutung – achten Sie aber darauf, dass nicht alles nur Gerede bleibt. Setzen Sie die geplanten Änderungen Stück für Stück um, das erhöht Ihre Glaubwürdigkeit. Dennoch achten Sie von Anfang an darauf, dass Sie mit den Mitarbeitern kommunizieren, seien Sie dabei ehrlich und transparent. Sie müssen nicht jedes Detail auf den Tisch legen, doch in Grundzügen sollten die Mitarbeiter wissen, was warum geschieht.
Jeder Angestellte möchte sich informiert fühlen und nicht denken müssen, dass irgendetwas hinter seinem Rücken geschieht. Nur so lassen sich alle an einen Tisch bringen und es kann ein Wandel vollzogen werden. Gehen Sie dafür im Detail darauf ein, was Sie verändern wollen und warum.
Erklären Sie die Vorteile, die die Veränderungen für Mitarbeiter bringen, und gehen Sie auch auf die Schwierigkeiten ein, die mit Sicherheit den Weg pflastern werden. Dabei sollten Sie mit jedem Mitarbeiter persönlich sprechen – eine Rundmail mit den nötigsten Informationen an alle Mitarbeiter reicht nicht aus.
Nehmen Sie sich Zeit und stellen Sie Ihr Projekt gründlich vor. Tun Sie das nicht, brauchen Sie womöglich später weitaus mehr Zeit, um all die seltsamen Gerüchte wieder aus der Welt zu schaffen, die inzwischen über Sie und Ihr Vorhaben kursieren. Aus Nichtwissen lassen sich die Menschen die seltsamsten Dinge einfallen, über die sie berichten. Das ist in Ihrem Unternehmen sicherlich nicht anders. Setzen Sie daher auf eine ehrliche und umfassende Kommunikation von Anfang an.
Nehmen Sie sich die Zeit, Ihren Plan im Detail vorzustellen. Nehmen Sie auch die Ängste und Sorgen ihrer Mitarbeiter ernst und seien Sie sicher, eine gute und andauernde Kommunikationsbereitschaft führt zum Ziel. (#5)
Veränderte Prozesse vorleben
Natürlich können Sie nicht nur von Ihren Mitarbeitern ein hohes Maß an Disziplin verlangen – setzen Sie auch bei sich selbst an und die Messlatte hoch. Die neuen Aufgaben müssen Ihrerseits umgesetzt werden, und wenn es sich nur um das regelmäßige Aufräumen im Büro handelt.
Sie sind das große Vorbild, an Ihren Verhaltensweisen orientieren sich die Mitarbeiter. Diese fragen sich ansonsten zu Recht, warum sie etwas machen sollten, während ihr Chef genau diese Sache nicht für nötig hält.
Ging es im Change Management darum, eine neue Unternehmenskultur zu schaffen, so leben Sie diese aktiv vor. Zeigen Sie dabei auch, dass Ihnen die Bemühungen der Mitarbeiter auffallen und loben Sie diese. Hilfreich ist es in jedem Fall, wenn sich wenigstens ein paar Mitarbeiter aktiv an der Umsetzung der neuen Ideen beteiligen, so wird einem Rückfall in alte Muster besser vorgebeugt.
Feedback braucht der Mensch!
Jeder Mensch braucht die Rückmeldung von anderen, um eigene Verhaltensweisen zu reflektieren und so herauszufinden, ob etwas gut und richtig oder überhaupt nur realistisch ist. Bedenken Sie immer, dass sich keine Veränderung von heute auf morgen umsetzen lässt – alles braucht seine Zeit.
Bemerken die Mitarbeiter aber, dass die Veränderungen sinnvoll sind und sich für sie etwas zum Besseren wendet, werden sie aktiver bei der Sache sein. Damit der Erfolgsweg weiter beschritten werden kann, brauchen sie aber Feedback.
Was haben sie richtig gemacht, wo hapert es noch? Was muss noch verändert werden, damit die geplanten neuen Prozesse weiter vorangetrieben werden können? Bringen Sie in Erfahrung, welche Prozesse wie ablaufen, ob diese noch effizienter gestaltet werden können oder ob sie einer gründlichen Überarbeitung bedürfen, ehe der zweite Anlauf gestartet wird.
Es werden immer neue Probleme auftauchen, die Sie aber nur dank eines ausgefeilten Change Managements und genügend Feedback von Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern meistern und lösen können.
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