Moderne Unternehmensorganisation via ERP

Die Technologisierung umfasst mittlerweile alle Bereiche der Arbeitswelt. Über das Internet kann ein Unternehmen Daten in Sekundenschnelle an einen Geschäftspartner übersenden. Diese Datenmengen müssen jedoch sinnvoll strukturiert werden, damit man mit ihnen arbeiten kann.

Mit ERP-Systemen lassen sich alle Unternehmensressourcen (in Form von Daten) zentral steuern und planen. ERP steht dabei für Enterprise-Resource-Planning, was sich in etwa mit Firmen-Güter-Verwaltung übersetzen lässt. Eine klare Definition, was konkret zu dieser Organisation gehört, gibt es nicht.

Welche Vorteile hat eine Firma durch ERP? (Video)

Über einige grundlegende Funktionen verfügt jedoch nahezu jede ERP-Software – je nach Branche kann sich das Funktionsportfolio entsprechend erweitern. Unabhängig vom Hersteller und der Branche profitieren Unternehmen in ähnlicher Weise von der Einführung eines ERP-Systems.

• Alle Informationen können zentral gespeichert werden. Befugte Abteilungen können auf diese Daten zugreifen und mit ihnen arbeiten.
• Dadurch verbessert sich nicht nur die interne Kommunikation. Es wird zudem der Datenaustausch mit Lieferanten und Geschäftspartnern erleichtert.
• Bei Geschäftsprozessen können Standards festgesetzt und deren Einhaltung überprüft werden. Dadurch kann ein Unternehmen eine gleichbleibend hohe Qualität seiner Dienstleistungen oder Produkte garantieren.
• Wenig komplizierte Aufgaben und Arbeitsschritte, die sich oft wiederholen, können zunehmend (voll)automatisiert ablaufen.
• Bei der Auswertung einer großen Datenmenge – z.B. im Bereich der Produktion oder im Einzelhandel – erhält man ein detailliertes Feedback über die Produktivität einzelner Abteilungen oder über die Rentabilität bestimmter Sortimentssegmente.

Durch diese Vorteile benötigt ein Betrieb deutlich weniger Personal für die organisatorische Abwicklung. Die so eingesparten Kosten können hingegen in die Weiterentwicklung der Produkte und Dienstleistungen investiert werden. Dies ist wiederum enorm wichtig, um im Wettbewerb zu bestehen.

Video: ERP Software 1/2 – Erklärung: Was ist das und wofür? Einführung SAP, Navision, MS Dynamics, Software

SaaS, On-Premise oder beides?

Ist ein Unternehmen von den Vorteilen einer ERP-Software überzeugt, muss es sich noch in einem essenziellen Punkt entscheiden: Nutzt es das Computerprogramm ausschließlich über einen Internetbrowser (SaaS: Software-as-a-Service) oder installiert es die Anwendung lokal auf einem Endgerät (On-Premise)? Die SaaS-Variante ist dabei wesentlich moderner.

In Zeiten des langsamen Internets (bevor DSL- und Glasfaserverbindungen entwickelt wurden) waren On-Premise-Lösungen der unangefochtene Standard in Sachen Software. Durch die fortschreitende Verbreitung des schnellen (mobilen) Internets ergeben sich neue Möglichkeiten bei der Nutzung von Business-Softwares. Doch ist On-Premise heute immer noch der Standard?

Für eine On-Premise-Lösung sprechen folgende Argumente:

• Die Nutzungslizenz muss eine Firma nur einmalig bezahlen. Die Software kann anschließend üblicherweise unbegrenzt lange genutzt werden.
• Für die Verwendung ist kein Internetanschluss notwendig. Es genügt ein lokales Netzwerk oder die manuelle Speicherung der Daten auf einem Endgerät. Dies ermöglicht die Arbeit auch dann, wenn eine stabile Internetverbindung nicht gewährleistet ist (während Flug- oder Bahnreisen).
• Die Software lässt sich auf die individuellen Bedürfnisse zuschneiden.
• Die Firmendaten werden nicht nach außen gegeben. Gerade wenn es sich um sensible Daten handelt (z.B. Kontodaten oder vertrauliche Daten von Geschäftspartnern), ist der Datenschutz besonders wichtig.

Eine SaaS-Lösung überzeugt durch folgende Argumente

• Die Bezahlung für die Nutzung erfolgt monatlich. Somit entfallen einmalig hohe Beträge, wie sie bei On-Premise-Lösungen üblich sind. Davon profitieren vor allem weniger liquide Betriebe wie Startups. Dabei gilt in der Regel: Je weniger Beschäftigte die Software nutzen, desto günstiger ist sie.
• Der Funktionsumfang lässt sich unkompliziert erweitern. Wächst ein Betrieb, kann er gegen einen monatlichen Mehrbetrag zusätzliche Softwarefunktionen (sogenannte Module) nutzen. Eine manuelle Installation von Updates ist nicht notwendig – dies übernimmt der Anbieter.
• Ebenso entfallen die Kosten für ein eigenes Rechenzentrum (Einrichtung, Wartung und IT-Sicherheit), da die Daten üblicherweise über eine Cloud verwaltet und gesichert werden.
• Für die Nutzung wird nur ein Internetanschluss benötigt. Das ermöglicht zudem flexible Arbeitsmodelle, wenn ein Angestellter beispielsweise im Home-Office tätig ist.
• Bei cloudbasierten ERP-Systemen übernimmt der Software-Hersteller die Verantwortung für die Datensicherheit, für Updates und für Systemwartungsarbeiten. So spart ein Unternehmen Personalkosten in diesen Bereichen.
• Der Hersteller kann das Nutzerverhalten auswerten und dadurch die Qualität der Software verbessern. Davon profitiert wiederum der Betrieb.

Eine eindeutige Entscheidung muss jedes Unternehmen individuell für sich treffen. Möglich sind auch hybride Modelle, wenn bei On-Premise-Versionen beispielsweise Daten-Backups auf einer Cloud gespeichert werden.

Besonders relevant dürften vor allem die Faktoren Kosten und Aufwand bei einer Entscheidungsfindung sein. SaaS-Varianten sind unkompliziert zu nutzen und es fallen keine hohen Investitionskosten an. Dadurch dürften sie vor allem für Gründer interessant sein.

Welche Rolle spielen die Branche und die Unternehmensgröße? (Video)

Unter Umständen können kleine Firmen mit wenig Angestellten einige simplere Geschäftsprozesse mit Tabellenkalkulationen abwickeln. Ebenso ist diese Vorgehensweise für kleinere Abteilungen in mittleren oder großen Firmen eine Betrachtung wert. Werden die Arbeitsprozesse komplexer und die verarbeiteten Datenmengen größer, sind Tabellen eher ungeeignet.

Sie sind dann unübersichtlich und reagieren nur noch langsam auf Eingaben. Zudem müssen Backups manuell erstellt werden, was in der Praxis eher unregelmäßig geschieht. Das Risiko eines Datenverlusts ist relativ hoch, da ein versehentliches Überschreiben von Dateien sich meist nicht rückgängig machen lässt.

Arbeitet eine Firma mit einem umfassenden Datennetzwerk, braucht es eine Softwarelösung, die diese Daten sinnvoll koordinieren kann. Die Anzahl der Beschäftigten, die auf die Firmendaten zugreifen, spielt dabei eine zu vernachlässigende Rolle. In Bezug auf den Funktionsumfang lassen sich ERP-Systeme in drei Kategorien einteilen:

• Standardsoftware

  Sie verfügt über die grundlegendsten Funktionen, die annähernd jedes Unternehmen nutzt, unabhängig von der Größe oder der Branche. Um die Buchhaltung muss sich beispielsweise jeder Betrieb kümmern, egal ob es sich dabei um einen selbstständigen Handwerker handelt oder um einen Industriebetrieb mit mehreren Hundert Angestellten. Im Dienstleistungsbereich genügt meist eine Standardsoftware, da lediglich die Aufträge verbucht, Angebote erstellt und die Finanzen verwaltet werden müssen. Handelsbetrieben mit einer überschaubaren Warenwirtschaft (Lager, Logistik, Ein- und Verkauf) genügt häufig auch eine Standardversion.

• Branchensoftware

  Weitverbreitete Branchen können auf gut zugeschnittene ERP-Anwendungen zurückgreifen. Sie verfügen in der Regel über die gleichen Funktionen wie eine Standard-Software, sind jedoch um branchenspezifische Erweiterungen ergänzt. Der Kaufpreis bzw. die Nutzungslizenz ist zwar höher, allerdings können die Geschäftsprozesse effizienter abgewickelt werden. Daher lohnt sich die Investition in eine Branchensoftware langfristig gesehen in den meisten Fällen doch.

• Individualsoftware

  Stellt eine Firma an die Funktionen besondere Anforderungen, kann es sein, dass sie keine passende Standard- oder Branchensoftware findet. In einem solchen Fall kann eine Standard- oder Branchensoftware um die nötigen Funktionen erweitert werden. Die Entwicklung eines exklusiven Computerprogramms kostet ein Unternehmen zusätzlich Zeit und Geld. Bis die Anwendung reibungsfrei funktioniert, kann es zu Softwarefehlern kommen, die bei einer Standardsoftware eher selten auftreten. Investiert ein Unternehmen in eine individuell zugeschnittene Lösung, kann es dadurch einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil erlangen. Dies gilt vor allem in Wirtschaftszweigen mit einer großen Konkurrenz.

Video: ERP-Software 2/2 – Funktionsweise und Prozessdenken einfach erklärt – wie SAP, Navision, Dynamics

Wie findet man den richtigen Anbieter?

Die Entscheidung, wer der eine beste Hersteller ist, kann nicht pauschal beantwortet werden. Firma A kann von derselben Software weniger profitieren als Firma B, auch wenn die beiden Betriebe über ähnlich viele Mitarbeiter verfügen. Viel wichtiger ist die Art der Aufgaben, die die Anwendung übernehmen soll. Über ein bestimmtes Repertoire an ähnlichen Grundfunktionen verfügen nahezu alle Business-Softwares.

Deutlich wichtiger sind die branchenspezifischen Funktionen. Doch was sollte eine Firma noch beachten, wenn sie nach einem passenden Anbieter sucht? Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, sollte man viele Anbieter miteinander vergleichen.

In diesem ausführlichen ERP-Guide ist eine Übersicht der Marktführer in Deutschland im Bereich Business-Software zu finden. Bevor man sich allerdings ein konkretes Angebot bei einem Hersteller einholt, sollte man sich überlegen, welche Funktionen die Software bieten soll.

Dazu kann es hilfreich sein, die Funktionen aller bisher verwendeten Programme systematisch zu listen – sie ergeben eine Art Anforderungskatalog an das neu einzuführende ERP-System. Zusätzlich sollte die neue ERP-Software über Funktionen verfügen, die erst bei einer Unternehmensexpansion infrage kommen. Denn ein späterer Wechsel auf ein die Software eines neuen Anbieters würde wieder viel Zeit und Geld kosten.

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