Offboarding: Ein Mitarbeiter verlässt das Team

Viele Mitarbeiter kündigen oder werden gekündigt und gehen am letzten Arbeitstag sang- und klanglos nach Hause. Doch ein professionelles Exit-Management ist von beiderseitigem Nutzen. Allerdings geschehen beim Offboarding auch Fehler.

Offboarding: Absolute Notwendigkeit in Unternehmen

Das Offboarding, auch Exit-Management genannt, wird viel zu häufig vernachlässigt und der gekündigte Mitarbeiter verschwindet einfach aus dem Unternehmen. Dieses steht ohne eingearbeiteten Nachfolger für die betreffende Stelle, mit Datenschutz- und Imageproblemen da. Das wäre durch ein professionelles Exit-Management zu verhindern gewesen.

Offboarding: Eine Definition für den nicht ganz alltäglichen Vorgang

In vielen Unternehmen ist gerade der Januar der Monat mit der stärksten Fluktuation. Das bedeutet für Unternehmen aber nicht nur, dass sie mit dem Onboarding beschäftigt sein müssen. Onboarding heißt, dass hierbei neue Mitarbeiter in das Unternehmen aufgenommen und sorgfältig eingearbeitet werden. Sie sollen sich motiviert und wohl in dem Team fühlen. Es werden daher sowohl technische als auch soziale Komponenten bei der Einarbeitung berücksichtigt. Und beim Offboarding? Hierbei geht es um eine Struktur, bei der der Mitarbeiter geführt das Unternehmen verlässt. So werden alle Formalitäten geplant abgeschlossen und der Mitarbeiter verlässt das Unternehmen mit einem guten Gefühl.

Das Exit-Management sorgt für ein positives Employer Branding, für ein größeres Netzwerk sowie für ein gutes Betriebsklima innerhalb des verbliebenen Teams bzw. im Unternehmen. Außerdem werden durch das Exit-Management oft vermeidbare Zusatzkosten gespart, weil es seltener zu rechtlichen Streitigkeiten zwischen dem ehemaligen Mitarbeiter und dem Unternehmen kommt. Das Offboarding ist demnach die professionelle Begleitung eines Mitarbeiters, wenn dieser das Unternehmen verlassen möchte. Der Vorgang selbst kommt allerdings oft zu kurz, weil scheinbar keine Zeit dafür ist, den Mitarbeiter vernünftig und nachhaltig zu verabschieden oder weil die Vorgesetzten jeglichem persönlichen Konflikt aus dem Weg gehen wollen. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn die Kündigung nicht einvernehmlich war, sondern nur von einer Seite gewünscht.

Exit-Management: Verschiedene Prozesse finden statt

Das Offboarding gehört als integraler Bestandteil zu einem professionellen Personalmanagement und kann als solcher auch nicht einfach vergessen werden. Zumal eine gute Begleitung beim Ausscheiden aus dem Unternehmen für beide Seiten von Vorteil ist. Wichtiges Detail: Der Offboardingprozess wird auf zwei Ebenen ausgeführt. Zum einen müssen die technischen Aspekte berücksichtigt werden, zum anderen die sozio-emotionalen Gesichtspunkte. Es sollten zudem auch die Gründe für das Ausscheiden aus dem Unternehmen geklärt werden. Diese können zum Beispiel in einem nicht verlängerten Arbeitsvertrag bestehen, der von vornherein befristet war. Möglicherweise hat sich der Mitarbeiter etwas zuschulden kommen lassen oder ist einem Personalabbau zum Opfer gefallen. Um hier Frust vorzubeugen, ist das Exit-Management von entscheidender Bedeutung. Die beiden Ebenen in der Übersicht:

• Technischer Prozess beim Exit-Management
  Personalabteilung und IT müssen aktiv werden. Es geht um die Rückgabe der Schlüssel und Ausweise sowie um die Sicherung sensibler Daten. Der scheidende Mitarbeiter darf keinen Zugang mehr zu Unternehmensinterna erhalten.
• Sozio-emotionaler Prozess beim Offboarding
  Der letzte Eindruck ist ebenso wichtig wie der erste! Der Mitarbeiter soll dem Unternehmen weiterhin freundlich gesinnt bleiben, Empfehlungen aussprechen und die Reputation nicht negativ beeinflussen. Er soll die Tätigkeit in angenehmer Erinnerung behalten.

Risiken bei Verzicht auf das Exit-Management

Wie auch beim Onboarding sind bei einem Verzicht auf das Offboarding einige Risiken möglich, die für das Unternehmen von Nachteil sein können. Möglicherweise erwächst aus der Kündigung ein gravierender Konflikt, der letzten Endes Zeit und Geld wegen möglicher Gerichtskosten verursacht. Mit dem Mitarbeiter geht auch Wissen verloren, das bestenfalls auf den neuen Stelleninhaber übertragen werden sollte. Gehen Angestellte und Unternehmen jedoch im Konflikt auseinander, wir die Einarbeitung des Nachfolgers nur halbherzig oder gar nicht vorgenommen werden. Bis die Einarbeitung zufriedenstellend erfolgt ist, können Wochen und Monate vergehen. Dies gilt es, mit den Maßnahmen durch ein gutes Exit-Management bestmöglich zu verhindern, damit das Unternehmen auch weiterhin effizient arbeiten kann.

Ein großes Risiko durch den Verzicht auf das Exit-Management besteht überdies in einem kippenden Betriebsklima. Der frühere Mitarbeiter war vielleicht in das Team gut eingebunden und muss nun aus diesem ausscheiden. Die übrigen Angestellten bleiben verunsichert zurück: Wer wird der Nächste sein? Und wird es einen Nachfolger geben und muss die Arbeit des Gekündigten von allen anderen mitgetragen werden? Durch ein professionelles Offboarding können die Bedenken der Belegschaft zerstreut werden.

Die künftige Personalakquise kann ebenfalls unter einem ausbleibenden Offboarding leiden, denn das Image des betreffenden Unternehmens kann durch negative Aussagen des früheren Mitarbeiters leiden. Vielleicht rät dieser sogar direkt von einer Arbeit in diesem Unternehmen ab. Diese Auswirkung ist langwierig und kann nur schwer wieder umgekehrt werden. Somit kann die Vorgehensweise bei der Verabschiedung eines Mitarbeiters über den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden bzw. zumindest mitentscheidend sein.

Die Vorteile des Offboardings

Zahlreiche Vorteile gehen mit dem professionellen Offboarding einher. Zum Beispiel bleibt das Unternehmen in positiver Erinnerung, die Übergabe an den Stellennachfolger läuft strukturierter ab und es werden Fehler vermieden. Doch allzu oft gehen in der Hektik, die nicht selten mit einer Kündigung verbunden ist, wichtige Dinge verloren. Zumal sich die Personalverantwortlichen schon mit dem Onboarding befassen. Doch ein professionelles Offboarding im Unternehmen bringt große Vorteile, die keineswegs übersehen werden dürfen:

Kein Imageverlust für das Unternehmen

Ein Mitarbeiter, der aus persönlichen Gründen (z. B. wegen Unzufriedenheit oder einem für ihn negativen Betriebsklima) gekündigt hat bzw. dem gekündigt wurde, spricht selten gut von seinem ehemaligen Arbeitgeber. Viele der Zuhörer fragen sich dann, ob nicht doch ein Körnchen Wahrheit an dem Gesagten ist. Um diesem Imageverlust entgegenzuwirken, ist es wichtig, eine saubere und freundliche Verabschiedung des Betreffenden einzuplanen. Damit wird dem scheidenden Mitarbeiter ein Gefühl der Wertschätzung vermittelt.

Vermeidung von Rechtsstreitigkeiten

Wird ein Mitarbeiter gekündigt und fühlt sich dieser zu Unrecht derart behandelt, landet die Sache oftmals vor Gericht. Nie waren die Gekündigten so schnell bei einem Anwalt wie in den jetzigen Zeiten. Sie klagen auf Entschädigungszahlungen und Wiedereinstellung, auf eine bezahlte Freistellung und ähnliche Dinge, die für den Arbeitgeber nur nachteilig sein können. Scheidet der Mitarbeiter als geschätztes Mitglied des Teams aus und fühlt er sich bestätigt, wird er weniger rasch juristische Schritte einleiten. Dies erspart dem Unternehmen einen hohen personellen und finanziellen Aufwand.

Gut für das Betriebsklima

Viele Mitarbeiter sind verunsichert, wenn ein Angestellter das Unternehmen verlassen muss. Sie fragen sich, ob sie vielleicht als Nächstes dran sind und welche Gründe zu der Kündigung geführt haben mögen. Das Betriebsklima kann unter Spekulationen leiden, außerdem sinken Motivation und Arbeitsbereitschaft erheblich, wenn sich niemand recht wohlfühlt. Ein professionelles Exit-Management muss daher genauso sorgfältig durchgeführt werden wie das Onboarding, bei dem ein neuer Mitarbeiter ins Team integriert wird.

Leichtere Übergabe

Wenn sich der scheidende Mitarbeiter im Team bzw. im Unternehmen wertgeschätzt fühlt, wird er sein Wissen beim Exit-Management eher an den Nachfolger weitergeben. Dazu gehören vor allem die weniger offensichtlichen Dinge, die Abläufe und Netzwerke betreffen, die aber den entscheidenden Unterschied in der Qualität der Arbeit ausmachen. Eine gute Übergabe an den nächsten Mitarbeiter spart dem Unternehmen Zeit und Geld, denn es kann auch nach dem Stellenwechsel rasch wieder produktiv arbeiten.

Fehler werden durch das Exit-Management vermieden

Durch einen gut durchdachten Offboarding-Prozess werden Fehler im Unternehmen vermieden. Es müssen beispielsweise keine Gehaltsbuchungen rückgängig gemacht werden, weil die Entlohnung noch an den bereits aus dem Unternehmen ausgeschiedenen Mitarbeiter gezahlt wurde. Solche Fehler kosten Zeit und Geld, sie können ebenso Rechtsstreitigkeiten nach sich ziehen.

Ablaufplan: So sieht ein gutes Offboarding aus

Der nachfolgende Ablaufplan zum Exit-Management dient nur zur allgemeinen Orientierung. Er muss individuell angepasst werden und kann noch Ergänzungen erfahren. Wichtig sind die folgenden Punkte:

HR um Informationen bitten

Wichtig ist, welche Ansprüche der Mitarbeiter noch hat. Kann er noch Resturlaub nehmen oder besteht gar ein Anspruch auf Auszahlung der Urlaubstage vom letzten Jahr? Wann ist der letzte Arbeitstag des Mitarbeiters? Muss er eine Freistellung bekommen?

Fertigstellung aller Unterlagen

Wichtig für den Mitarbeiter: Er muss so schnell wie möglich sein Arbeitszeugnis bekommen und das bitte ohne versteckte Geheimcodes. Damit kann er schneller wieder eine Anstellung finden. Außerdem müssen weitere Unterlagen fertiggestellt werden. Dazu zählen zum Beispiel die aktualisierte Gehaltsabrechnung, die Meldung zur Sozialversicherung und die Steuerkarte.

Kommunikation ermöglichen

Der gesamte Ablauf des Offboardings soll so transparent wie möglich gestaltet werden. Das heißt, dass die Kommunikation mit anderen Angestellten wichtig ist und das auch aus dem Grund, dass damit Spekulationen entgegengewirkt werden soll. Damit wird verhindert, dass die Belegschaft verunsichert wird und dass die Motivation leidet. Wichtig ist, bereits an dieser Stelle auf ein anstehendes Onboarding hinzuweisen bzw. zu klären, wie es demnächst weitergehen soll. Sollte noch kein Nachfolger bekannt sein, muss auch das kundgetan werden.

Gespräch mit dem Mitarbeiter einplanen

Das Feedbackgespräch ist von immenser Bedeutung für das Unternehmen, erfährt es hieraus doch Hinweise auf mögliche nötige Veränderungen. Dem scheidenden Mitarbeiter sollte die Gelegenheit gegeben werden, den Grund für sein Ausscheiden zu nennen bzw. ihm die Gründe darzulegen, sollte er gekündigt worden sein. Durch das Feedbackgespräch lassen sich eventuell auch weitere Prozesse besser abstimmen, um eine Kündigung seitens wertvoller Mitarbeiter künftig zu vermeiden. Das Gespräch selbst kann direkt durch den Vorgesetzten geführt werden, sofern nicht er selbst der Grund für das Ausscheiden des Mitarbeiters ist. Ist dies der Fall, sollte die Personalabteilung das Feedbackgespräch organisieren und durchführen.

Zur Vorbereitung des Gesprächs empfiehlt es sich, einen Leitfaden zu erarbeiten, der zum Termin angewendet wird. Darin sollten alle Punkte, die dann angesprochen werden sollen, enthalten sein. Wichtig sind zum Beispiel zu erfragende Schlüsselkriterien rund um die Unternehmenskultur, zu den Arbeitsbedingungen, zum Führungsstil sowie zum System der Vergütung. Auch die Mitarbeiterqualifikation sollte angesprochen werden. Des Weiteren sollte der Leitfaden den Hinweis an den Mitarbeiter, dass sich eine negative Äußerung über das Unternehmen keinesfalls negativ in seinem Zeugnis auswirken wird, beinhalten. Nicht vergessen: Dem Mitarbeiter soll zum Abschluss des Gesprächs für seinen Einsatz gedankt werden.

Sicherstellung der Übergabe

Mit dem betreffenden Mitarbeiter muss geklärt werden, welche Aufgaben noch zu erledigen sind und was gegebenenfalls an andere Teammitglieder delegiert werden muss. Dabei sollte eine Dokumentation aller Abläufe erfolgen, sodass weitere Mitarbeiter das Briefing direkt zur Hand nehmen können.

Stelle neu besetzen

Auch wenn noch kein Nachfolger für die Stelle vorhanden sein sollte, muss die Neubesetzung bereits jetzt geplant werden. Dies verhindert unnötige Verzögerungen in den Arbeitsabläufen und ermöglicht ein rasches Onboarding bzw. das Einleiten des Rekrutierungsprozesses. Bis dahin müssen die Aufgaben, die eigentlich von dem bisherigen Stelleninhaber ausgeführt werden müssen, gerecht auf die übrigen Angestellten verteilt werden, damit nichts liegen bleibt.

IT-Abteilung kontaktieren

Die IT-Abteilung muss über das Ausscheiden des Mitarbeiters informiert werden, damit ausgegebene Passwörter, E-Mail-Konten und ähnliche Dinge gesperrt werden können. Auch die Sicherheitsabteilung muss Bescheid wissen, denn die Rückgabe der Schlüssel muss ebenfalls eingeleitet werden. Dieser Schritt wird üblicherweise erst gegen Ende des Exit-Managements vorgenommen bzw. erst dann, wenn der Mitarbeiter das letzte Mal im Unternehmen ist.

Verabschieden

Durch die Verabschiedung erfährt der ehemalige Mitarbeiter ein gewisses Maß an Wertschätzung. Eine kleine Feier mit einer hübschen Rede ist für alle scheidenden Mitarbeiter, die sich nichts haben zuschulden kommen lassen, wichtig. Dies unterstreicht zudem ein positives Image des Unternehmens. Als Faustregel gilt hier, dass die Abschiedszeremonie umso umfangreicher und festlicher werden muss, je länger der Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt war. Vielleicht kann sogar ein kleines Geschenk überreicht werden.

In Kontakt bleiben

Für das Unternehmen ist es von großer Bedeutung, sich im Guten von dem Mitarbeiter zu trennen. Möglicherweise kann der Betreffende in das Unternehmen zurückkehren und sollte daher nicht mit schlechten Worten verabschiedet werden. Außerdem kann er dem Ruf des Unternehmens schaden, wenn er negative Dinge über die Firma erzählt. Ausgeschiedene Mitarbeiter können auch zu Firmenfestlichkeiten eingeladen werden und sollten die Möglichkeit bekommen, den Kontakt zu den früheren Kollegen zu halten.

Checkliste für den Ablauf beim Exit-Management

Die folgenden Punkte müssen unbedingt auf der Checkliste für ein erfolgreiches Exit-Management stehen:

• Personalabteilung informieren
• Neubesetzung der Stelle vorbereiten
• Stellenprofil aktualisieren
• Rekrutierungsprozess einleiten
• Kündigung unterschreiben oder Bestätigung übermitteln
• Arbeitszeugnis schreiben
• Nachfolgeregelung treffen
• Aufgaben an andere Teammitglieder verteilen
• Projekte übergeben
• Wissenstransfer ermöglichen
• Buchhaltung aktualisieren
• HR-Abteilung um aktuellen Stand bitten
• Arbeitsvorgänge beenden lassen
• Technik und Schlüssel übergeben
• Arbeitszeugnis überreichen
• Feedbackgespräch führen
• Verabschiedung planen/Fest organisieren
• Zugänge sperren
• Prozess beenden
• Neuen Mitarbeiter einarbeiten

Häufige Fehler beim Offboarding

Selbst wenn das Unternehmen den guten Willen hat, einen Mitarbeiter ordentlich und entsprechend der üblichen Maßnahmen beim Exit-Management zu verabschieden, können hier Fehler auftreten. Sind die einzelnen Prozesse schlecht organisiert oder werden Informationen zu spät an die verantwortlichen Mitarbeiter weitergeleitet, kommt es zu Verzögerungen und Problemen, die für das Unternehmen teuer werden können. Die folgenden Fehler sollten unbedingt vermieden werden:

Lange Bearbeitungs- und Wartezeiten

Die meisten Unternehmen berichten, dass sie alle nötigen IT-Prozesse binnen einer Woche nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters regeln würden. Doch immerhin fast 30 Prozent der Firmen brauchen dafür länger als nur eine Woche. Das komplette Offboarding ist damit erst abgeschlossen, nachdem der Mitarbeiter bereits seit mehr als einer Woche nicht mehr im Unternehmen ist. Zudem stellt sich auch dann noch die Frage, ob Konten wirklich zuverlässig gelöscht oder inaktiv geschaltet wurden, sodass der frühere Mitarbeiter nicht mehr an kritische Daten herankommen kann.

Keinen Wissenstransfer einplanen

Mitarbeiter sollten während ihrer regulären Tätigkeit wichtiges Wissen notieren. Denn wenn dies erst im Rahmen des Offboarding-Prozesses geschieht, ist es meist schon zu spät. Viel Wissen geht mit dem Ausscheiden des Angestellten aus dem Unternehmen verloren und muss erst zeit- und kostenintensiv wieder aufgebaut werden. Erklärvideos sind ein Beispiel für eine gute Möglichkeit, um wichtige Vorgänge zu dokumentieren. Im Laufe der Zeit entsteht eine Art Wissensbibliothek, auf die nachfolgende Mitarbeiter zugreifen können. Dafür muss eine geeignete Software zur Verfügung gestellt werden, die auch ohne langwierige Einarbeitung rasch anzuwenden ist.

Zu wenig Zeit einplanen

Ein professionelles Exit-Management kostet viel Zeit und wird nicht zuletzt aus diesem Grund häufig nicht durchgeführt. Vielleicht fällt es dem zuständigen Personaler auch kurz vor dem Ausscheiden des jeweiligen Mitarbeiters ein, dass dieser „ja nur noch eine Woche“ im Unternehmen ist. Dann ist es zu spät, um einen erfolgreichen Prozess in die Wege zu leiten. Das Offboarding dauert einige Wochen bis teilweise sogar Monate, je nachdem, wie lange der Mitarbeiter im Unternehmen war und welche Verantwortlichkeiten er übernommen hatte.

Datenschutz vernachlässigen

Viele Angestellte berichten darüber, dass sie sich nach der Kündigung „schnell die wichtigsten Daten vom Rechner gezogen“ haben. Daher ist es empfehlenswert, den Zugang zu sensiblen Daten direkt nach Eingang der Kündigung zu sperren. Es lässt sich damit zwar nicht zuverlässig verhindern, dass der Betreffende schon Vorsorge getroffen und Daten aus dem Unternehmen entwendet hat, doch zumindest lassen sich weitere Datenverluste verhindern. Der Zugang zu Firmeninterna gehört sofort gesperrt!

Kein Feedback nutzen

Ist der Chef sauer und möchte mit dem scheidenden Mitarbeiter nicht mehr sprechen, verliert er damit die Chance auf wichtige Informationen. Dabei ist das Feedback-Gespräch mit dem Gekündigten sehr wertvoll, denn es gibt Hinweise darauf, was im Unternehmen noch zu verbessern sein könnte. Das kann interne Abläufe ebenso betreffen wie das Betriebsklima und damit den Umgang der Mitarbeiter untereinander.

Nicht verabschieden

Kein Mitarbeiter sollte einfach aus dem Unternehmen verschwinden, zumindest dann nicht, wenn er oder sie sich nichts Gravierendes hat zuschulden kommen lassen. Es ist daher ratsam, den letzten Tag des Mitarbeiters im Unternehmen für eine schöne Verabschiedung zu nutzen. Diese muss nicht aus einer großen Feier bestehen, aber ein paar persönliche Worte und ein kleiner Dank für die bisherige Mitarbeit sollten dabei sein. Dies steht für die Wertschätzung des Unternehmens gegenüber dem früheren Teammitglied.

Arbeitszeugnis zu spät oder gar nicht schreiben

Jeder Mitarbeiter hat sogar einen gesetzlichen Anspruch auf ein qualifizierendes Arbeitszeugnis. Hier darf nichts stehen, was dem Betreffenden bei seinem weiteren beruflichen Werdegang im Weg stehen kann, auch wenn mittlerweile die Geheimsprache in Arbeitszeugnissen bekannt sein dürfte. Auf eine solche sollte der Mitarbeiter sein Zeugnis unbedingt überprüfen. Schon aus diesem Grund muss das Arbeitszeugnis rechtzeitig geschrieben werden, damit der Angestellte überhaupt noch Zeit hat, eine Änderung zu verlangen. Zudem wird das Zeugnis für eine Bewerbung benötigt, daher muss es so früh wie möglich fertiggestellt werden. Auch das zeugt von Wertschätzung gegenüber dem Mitarbeiter.

FAQs zum Thema Offboarding

Was ist Onboarding?

Onboarding ist das Integrieren neuer Mitarbeiter, die ins Unternehmen eingebunden (an Bord geholt) werden sollen. Dazu gehört sowohl die fachliche Einarbeitung in die Firma als auch die Integration in das bereits vorhandene Team. Der neue Mitarbeiter soll sich wertgeschätzt fühlen und rasch motiviert mitarbeiten.

Wie lange sollte das Offboarding dauern?

Ein professionelles Offboarding dauert zwischen einigen Tagen und mehreren Wochen. Kommt die Kündigung des Mitarbeiters für das Unternehmen überraschend, bleibt für das Offboarding nur solange Zeit, wie die Kündigungsfrist abzüglich eventuell noch offener Urlaubstage dauert.

Was ist Offboarding?

Als Offboarding oder Exit-Management wird der professionelle Austritt eines Mitarbeiters bezeichnet. Damit verbunden sind verschiedene Organisationsmaßnahmen, die sowohl für die Führungskräfte als auch für den Bereich Human Ressources relevant sind. Das Ziel des professionellen Offboardings besteht darin, den Mitarbeiter in positiver Atmosphäre zu verabschieden und als Unternehmen in guter Erinnerung zu bleiben.

Wie sollte ich einen Mitarbeiter entlassen?

Angesichts des angestrebten Erhalts einer guten Reputation sollte versucht werden, den Mitarbeiter möglichst positiv zu entlassen. Muss er gekündigt werden, sollte dennoch ein professionelles Exit-Management angestrebt werden, auch wenn sich der Betreffende etwas zuschulden kommen ließ. Kündigt er selbst, sollte der Grund dafür ermittelt werden. Außerdem ist es wichtig, den Mitarbeiter positiv gestimmt zu lassen, sodass auch die Einarbeitung eines neuen Angestellten problemlos möglich sein wird.

Warum ist Offboarding wichtig?

Ein gutes Offboarding oder Exit-Management hat für ein Unternehmen viele wichtige Gründe. Zum einen muss das Employer Branding berücksichtigt werden, denn ein verärgerter Mitarbeiter könnte für schlechte Bewertungen des Unternehmens sorgen. Wer sich hingegen wertgeschätzt fühlt, wird eventuell darüber nachdenken, wieder in das Unternehmen zurückzukehren. Außerdem lassen sich durch das Exit-Management wichtige Rückschlüsse auf einen möglichen Verbesserungsbedarf im Unternehmen ziehen.